Cómo firmar un PDF con certificado digital: Una guía completa

Cómo firmar un PDF con certificado digital: Una guía completa
mayo 7, 2024| Protección de datos

Introducción

Actualmente, a consecuencia de la digitalización, la firma de documentos por medios electrónicos se ha convertido en una práctica esencial en el seno de muchas organizaciones. Asimismo, generalmente es el formato PDF uno de los más utilizados a efectos de garantizar la integridad y autenticidad de los documentos. Esto, unido a la firma electrónica con certificado digital como herramienta que ofrece seguridad y validez jurídica a los documentos firmados electrónicamente, convierte la cuestión sobre como firmar un PDF de forma digital en una cuestión sumamente relevante. A través de la firma digital se pretende garantizar la autoría real y la no alteración posterior sobre el documento en la que se impregna.

El siguiente artículo pretende exponer cómo firmar un PDF de forma digital, así como las distintas herramientas posibles a emplear a tal efecto y los beneficios que ofrecen.

Cómo firmar un PDF con Certificado Digital.

Firmar un PDF con un certificado digital implica utilizar una firma electrónica basada en criptografía de clave pública. Este proceso garantiza que el documento no ha sido alterado desde su firma y que la identidad del firmante es auténtica. Para ello, se han de seguir una serie de pasos.

En primer lugar, se ha de configurar en el dispositivo que se vaya a emplear para la firma, un lector de PDF que permita la validación de firmas y de documentos firmados. Asimismo, será necesario contar con un Certificado de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre. Dicho certificado habrá de estar instalado y actualizado en el dispositivo a emplear.

Una vez instalado el certificado y un lector de PDF, se deberán seguir una serie de pasos. En primer lugar, se ha de abrir el documento PDF que se quiera firmar, y seleccionar la opción de firmar, que dependiendo la herramienta concreta utilizada para la firma del PDF se encontrará en un apartado u otro dentro de la aplicación. Posteriormente, se desplegará una ventana en la que se debe escoger entre los distintos certificados digitales que tenga el usuario instalados. Una vez seleccionado este se debe colocar la firma en el lugar en el que se quiera que aparezca dentro del documento, confirmar la firma y guardar el documento adjunto.

Herramientas para firmar un PDF con Certificado Digital

Existen varias herramientas disponibles para firmar PDF con certificados digitales, cada una con una serie de características y ventajas particulares, debiendo el usuario escoger aquella que mejor se adapte a sus concretas necesidades.

Sin duda, una de las herramientas más populares a este efecto es la de Adobe Acrobat cuya versión gratuita incluye la firma. Además, la interfaz de Adobe Acrobat se presenta como sencilla e intuitiva lo que resulta sumamente ventajoso para quienes no poseen habilidades avanzadas en esta cuestión.

Como alternativa a Adobe Acrobat nos encontramos con Nitro Pro. Esta herramienta ofrece a través de diferentes planes adaptados a las distintas necesidades de los usuarios herramientas avanzadas para la creación y edición de los archivos PDF. Nitro Pro ofrece también funciones de colaboración en la nube y seguridad de los documentos.

El Ministerio de Hacienda ha desarrollado una aplicación denominada AutoFirma que posibilita realizar firmas de cualquier tipo de documento de forma sencilla. Una vez instalada la aplicación, así como el correspondiente certificado se debe seleccionar el botón “Seleccionar ficheros a firmar” desde donde se podrán seleccionar los documentos que se quieran firmar. En este caso, si se quiere firmar un documento con formato PDF se debe configurar la aplicación para que el formato de firma por defecto sea XADES. Se puede encontrar información sobre cómo realizar esto en la Sede electrónica del Ministerio de Industria y Turismo. Por otro lado, cuando se requiera la firma de una gran cantidad de PDF a la vez la aplicación ClickSign se configura como la opción ideal.

Todas estas herramientas previamente mencionadas requieren de su descarga para poder ser usadas. Si no se quiere descargar ningún programa existen toda una serie de herramientas online que permiten la firma digital del PDF. Sin embargo, este tipo de herramientas no suelen incluir la opción de firmar a través de un certificado digital, sino con la firma manuscrita del usuario.

Por otro lado, si se pretende firmar un PDF de forma digital a través de móvil o Tablet el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital a través de iOS y Android ha desarrollado la aplicación de Cliente móvil @firma, actualmente la única en el mercado que ofrece este servicio.

Por tanto, de forma previa a la elección de un software o herramienta, se deben evaluar las necesidades concretas del interesado, así como considerar aspectos relevantes como la facilidad del uso, la seguridad ofrecida o la compatibilidad con los sistemas empleados, seleccionado la opción que mejor se adapte a las necesidades concretas de la persona.

Beneficios de firmar a través de estas herramientas.

La firma de PDF con certificado digital ofrece toda una serie de beneficios de carácter significativo. En primer lugar, a través de la misma se ofrece un mayor nivel de seguridad al garantizar la criptografía que el documento firmado no sea alterado ni falsificado al autenticar la identidad del firmante de manera inequívoca. Esto previene la manipulación de documentos y proporciona tranquilidad tanto a los emisores como receptores de los documentos firmados.

Asimismo, se garantizar la eficiencia no siendo necesario imprimir, firmar a mano y posteriormente volver a escanear el documento para firmar el mismo. Esto supone un ahorro en tiempo y recursos, pudiéndose firmar el documento de forma rápida desde cualquier lugar con acceso a Internet. Se reduce de igual forma el impacto ambiental promoviéndose una mayor sostenibilidad en las operaciones comerciales.

A través de esta firma se puede igualmente garantizar la rastreabilidad al proporcionar registros detallados de todas las actividades relacionadas con la firma de los documentos. Esto incluye información sobre quién firmó el documento, cuándo se realizó la firma y cualquier acción posterior realizada en el documento. Esta funcionalidad de rastreo y auditoría es invaluable para garantizar la trazabilidad y la conformidad con los requisitos legales y regulatorios. Además, facilita la resolución de disputas y la investigación de actividades sospechosas relacionadas con la firma de documentos.

Conclusiones

En conclusión, firmar un PDF con certificado digital se ha vuelto esencial en un entorno cada vez más digitalizado. Esta práctica garantiza la autenticidad, integridad y seguridad de los documentos firmados electrónicamente. Utilizando herramientas como Adobe Acrobat, Nitro Pro o AutoFirma, entre otras, se puede realizar este proceso de manera sencilla y eficiente. Los beneficios incluyen un mayor nivel de seguridad, autenticación de la identidad del firmante, eficiencia al eliminar la necesidad de imprimir y escanear documentos, así como la rastreabilidad de las actividades relacionadas con la firma. Antes de elegir una herramienta, es importante evaluar las necesidades específicas y considerar aspectos como facilidad de uso, seguridad y compatibilidad con los sistemas utilizados. En resumen, la firma digital de PDF con certificado digital ofrece una solución segura y eficiente para las organizaciones y personas que requieren firmar documentos de manera electrónica.

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