El informe del examen de experto externo en PBC
En Grupo Adaptalia analizamos exhaustivamente el contenido del examen de experto externo con los procedimientos y órganos de control interno que han de establecerse para prevenir el blanqueo de capitales. Nuestros expertos en consultoría de prevención de blanqueo de capitales han extraído los puntos y contenido más significativos y relevantes, con el fin de sintetizar la información para nuestros lectores.
Orden EHA/2444/2007, de 31 de julio, por la que se desarrolla el Reglamento de la Ley 19/1993, de 28 de diciembre, sobre determinadas medidas de prevención del blanqueo de capitales, aprobado por Real Decreto 925/1995, de 9 de junio, en relación con el informe de experto externo sobre los procedimientos y órganos de control interno y comunicación establecidos para prevenir el blanqueo de capitales.
(Aquí le dejamos enlace al artículo con las nociones básicas sobre la ley de prevención de blanqueo de capitales. Sujetos obligados, reglamento y excepciones.)
EXAMEN EXTERNO SOBRE LOS PROCEDIMIENTOS Y ÓRGANOS DE CONTROL INTERNO Y COMUNICACIÓN ESTABLECIDOS PARA PREVENIR EL BLANQUEO DE CAPITALES.
Datos generales que debe contener el informe del examen de experto externo:
A. Identificación del sujeto obligado objeto del informe indicando expresamente su número de identificación fiscal y, en su caso, las filiales incluidas en el grupo que quedan sujetas al informe.
B. Fecha de referencia del informe.
C. Fechas de emisión y referencia del anterior informe de experto externo, con indicación expresa de su autoría y resultado general.
D. Resumen de las principales medidas de control interno implantadas por el sujeto obligado, de la valoración de su eficacia operativa y de las propuestas de rectificaciones o mejoras.
E. En el caso de los sujetos de régimen especial, se indicará si optan por realizar el examen externo anualmente o cada tres años.
F. Identificación del experto externo, número de identificación fiscal, y descripción detallada de su formación académica y trayectoria profesional. Firma y fecha de emisión del informe.
0. INFORMACIÓN GENERAL SOBRE EL SUJETO OBLIGADO EN EL EXAMEN DE EXPERTO EXTERNO
a. Datos básicos del sujeto obligado, indicando su nombre o denominación social, número de identificación fiscal, domicilio y objeto social e inscripción en los registros oficiales.
b. Información sobre la actividad y características del sujeto obligado que se considere relevante desde la perspectiva de la prevención del blanqueo de capitales, especificando, en su caso, los factores de riesgo apreciados.
c. Número de agentes, mediadores u otros representantes que comercialicen productos del sujeto obligado o a través de los cuales opere, con indicación de su distribución geográfica y del ámbito al que se extiende su actuación.
d. Grupo en que se encuadra el sujeto obligado.
e. Relación de filiales
1. NORMATIVA INTERNA
a. Relación de normas internas y procedimientos establecidos para la prevención del blanqueo de capitales, con indicación expresa del órgano que las aprobó, ámbito de aplicación, forma de distribución entre los empleados, y fechas de aprobación, de entrada en vigor, de la última actualización, y de comunicación al Servicio Ejecutivo.
2. ÓRGANOS DE CONTROL INTERNO Y COMUNICACIÓN
a. Representante ante el Servicio Ejecutivo del sujeto obligado, con indicación expresa de su nombre, número de identificación fiscal, cargo, fecha de nombramiento y funciones. Cumplimiento de los requisitos exigibles. Régimen de suplencia.
b. Órganos de control interno y de comunicación, con indicación expresa de su composición, ubicación jerárquica, dependencia funcional, cargo de sus miembros, número de identificación fiscal de cada uno de ellos, funciones, constitución, periodicidad de las reuniones, elaboración y conservación de actas.
c. De existir, persona o unidad operativa dedicada a la prevención del blanqueo de capitales, con referencia expresa del número de identificación fiscal, funciones, dependencia funcional, procedimientos, grado de dedicación a dichas tareas y composición en caso de tratarse de una unidad.
d. Órganos de administración del sujeto obligado, con indicación del número de identificación fiscal, funciones, atribuciones y competencias en materia de prevención del blanqueo de capitales.
3. IDENTIFICACIÓN Y CONOCIMIENTO DE LOS CLIENTES EN EL EXAMEN DE EXPERTO EXTERNO
a. Procedimientos de identificación de clientes, con indicación expresa de la norma interna en la que se recogen y su contenido.
b. Procedimientos de conocimiento de clientes, con indicación expresa de la norma interna en la que se recogen, contenido, formularios de identificación y conocimiento del cliente, y medidas establecidas para la actualización de la información existente.
c. Procedimientos de verificación de las actividades declaradas por los clientes, con indicación expresa de la norma interna en la que se recogen, su contenido, y la determinación de los documentos a solicitar para la verificación de la actividad.
d. Procedimientos existentes para conocer a los beneficiarios últimos de relaciones con clientes que actúan por cuenta ajena y para conocer la estructura accionarial y de control de las personas jurídicas con indicación expresa de la norma interna en la que se recogen y su contenido.
e. Excepciones a la obligación de identificar con indicación expresa de la norma interna en la que se recogen y su contenido.
f. Política de admisión de clientes existente, con indicación expresa de la norma interna en la que se recoge, su contenido, la estratificación de los clientes en función de su nivel de riesgo, así como las precauciones adicionales establecidas para los clientes con riesgo superior al riesgo promedio.
g. Medidas adicionales de identificación y conocimiento del cliente establecidas en las áreas de negocio y actividades más sensibles, con indicación expresa de la norma interna en la que se recogen y su contenido.
Entre otras, se hará referencia expresa a las siguientes
1.º) Banca privada.
2.º) Banca de corresponsales.
3.º) Actividad no presencial o a distancia realizada a través de medios telefónicos, electrónicos o telemáticos.
4.º) Actividad de cambio de moneda y gestión de transferencias.
5.º) Otros productos o clientes de mayor riesgo, tales como personas del medio político (PEP’s), zonas geográficas de alto riesgo, u otros considerados como tales por parte del sujeto obligado.
h. En el caso de transferencias de fondos emitidas o recibidas, medidas de verificación de la existencia de los datos de identificación del ordenante y, en su caso, de la persona por cuya cuenta aquél actúe, tanto en la transferencia como en los mensajes relacionados con ella a través de la cadena de pago, con indicación expresa de la norma interna en la que se recogen y su contenido.
4. CONSERVACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DE CLIENTES Y OPERACIONES
a. Medidas establecidas para la conservación de la documentación relativa a la identificación y conocimiento de los clientes, con indicación expresa del período de conservación.
b. Medidas establecidas para la conservación de la documentación de las operaciones realizadas, con indicación expresa del período de conservación.
5. DETECCIÓN DE OPERACIONES SUSCEPTIBLES DE ESTAR RELACIONADAS CON EL BLANQUEO DE CAPITALES
a. Relación de operaciones susceptibles de estar particularmente vinculadas con el blanqueo de capitales en las diferentes áreas de negocio del sujeto obligado. Procedimiento de difusión.
b. Funcionamiento, en su caso, de la aplicación informática, con referencia expresa a las personas encargadas de la misma y al manual explicativo del funcionamiento de la aplicación, indicando al menos:
1.º) Sistemas de alertas y umbrales de riesgo definidos.
2.º) Sistemas de elaboración de perfiles de comportamiento.
3.º) Informes disponibles para su análisis posterior.
4.º) Acceso a otras aplicaciones informáticas de la entidad que contengan información relevante desde la perspectiva de la prevención del blanqueo de capitales.
c. Procedimiento interno de comunicación de operaciones sospechosas por parte del personal y directivos al órgano de control interno: formulario interno y canales para realizar la comunicación; sistemas de registro y seguimiento; información al personal y directivos del curso dado a su comunicación.
6. ANÁLISIS DE OPERACIONES SUSCEPTIBLES DE ESTAR RELACIONADAS CON EL BLANQUEO DE CAPITALES
a. Personas o departamentos encargados, número de operaciones analizadas en el período objeto de informe y frecuencia con que se realiza el análisis.
b. Procedimiento de análisis de las operaciones susceptibles de estar relacionadas con el blanqueo de capitales: fases, peticiones de información adicional, elaboración de informes.
c. Procedimientos por los que el órgano de control interno y comunicación decide cuándo una operación presenta indicios para ser comunicada al Servicio Ejecutivo como sospechosa. Reflejo documental de las decisiones adoptadas y de las razones en que se basan. Control del cumplimiento de las decisiones. Porcentaje de operaciones comunicadas sobre el total analizado.
7. COMUNICACIÓN DE OPERACIONES SUSCEPTIBLES DE ESTAR RELACIONADAS CON EL BLANQUEO DE CAPITALES
a. Procedimiento de comunicación de operaciones sospechosas al Servicio Ejecutivo, indicando la norma que lo recoge, contenido, formulario, método de comunicación, y plazos.
b. Abstención de ejecución de operaciones, con indicación expresa del procedimiento a seguir, personas encargadas de la toma de decisiones y procedimiento de comunicación a los empleados sobre la forma de proceder.
c. Procedimientos y medidas implantadas para asegurar que no se revela al cliente ni a terceros que se han transmitido informaciones al Servicio Ejecutivo o que se está examinando alguna operación por si pudiera estar vinculada al blanqueo de capitales.
d. En su caso, comunicación telemática de operaciones.
8. DECLARACIÓN MENSUAL OBLIGATORIA DE OPERACIONES
a. Medidas establecidas para la determinación de las operaciones que deben ser comunicadas y límites establecidos.
b. Medidas aplicadas para la detección del posible fraccionamiento de operaciones.
c. Procedimiento previsto para realizar el excepcionamiento de clientes de la declaración mensual obligatoria, indicando la normativa interna en la que se recoge, órganos o personas con facultades para autorizarlo, criterios, plazos de excepcionamiento, y constancia escrita de los clientes excepcionados y de los motivos que lo fundamentan.
d. Procedimiento de elaboración de la declaración mensual obligatoria, indicando las personas o departamentos encargados de realizarlo y los medios informáticos que, en su caso, se emplean.
e. Medidas establecidas para la realización de la declaración semestral negativa en caso de inexistencia de operaciones a comunicar.
f. Procedimientos establecidos para analizar si alguna de las operaciones comunicadas en la declaración mensual obligatoria presenta indicios o certeza de estar relacionada con el blanqueo de capitales.
g. Procedimientos establecidos por parte de los sujetos obligados relacionados en el artículo 2.1. de la Ley 19/1993, de 28 de diciembre, sobre determinadas medidas de prevención del blanqueo de capitales, para comunicar mensualmente al Servicio Ejecutivo cualesquiera operaciones en las que intervengan que supongan movimientos de medios de pago sujetos a declaración obligatoria. Comunicación, en su caso, de la negativa del sujeto obligado a exhibir o presentar la declaración.
h. En su caso, medidas establecidas por parte de las entidades de crédito para comprobar y diligenciar los formularios S-1 en los supuestos previstos normativamente y remitir al Servicio Ejecutivo la información que proceda.
9. CUMPLIMENTACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS DEL SERVICIO EJECUTIVO U OTRAS AUTORIDADES
a. Procedimiento establecido para la contestación a los requerimientos de información del Servicio Ejecutivo u otras autoridades en materia de prevención del blanqueo de capitales. Personas encargadas y medios utilizados.
10. FORMACIÓN
a. Relación de los cursos realizados desde la anterior revisión por experto externo (formación en prevención de blanqueo de capitales), con indicación expresa de su contenido, si se realiza presencialmente o a distancia, fecha, duración, número de asistentes, porcentaje que representa sobre el total de empleados, así como el sistema de evaluación de los conocimientos adquiridos.
b. Política formativa en materia de prevención del blanqueo de capitales, con indicación expresa sobre el programa de cursos, material, contenido, duración, empleados a los que va dirigido y perfil de los formadores.
11. FILIALES Y SUCURSALES
a. Medidas de control establecidas por el sujeto obligado del cumplimiento de la normativa y de los procedimientos internos en materia de prevención del blanqueo de capitales de sus filiales españolas.
b. Filiales en el extranjero que realicen una actividad que determinaría en España la condición de sujeto obligado, indicando al menos para cada una de ellas:
1.º) Objeto social.
2.º) País y domicilio.
3.º) Porcentaje de participación.
4.º) Informe de expertos externos, auditores internos o externos. Fecha y principales conclusiones del último informe siempre que ello no sea contrario a la legislación del Estado en que se encuentran establecidas.
5.º) Organismo que supervisa el cumplimiento por las mismas de la normativa de prevención del blanqueo de capitales a la que se encuentran sujetas.
6.º) Información sobre la actividad y características de la filial que se considere relevante desde la perspectiva de la prevención del blanqueo de capitales, especificando, en su caso, los factores de riesgo apreciados.
c. Sucursales en el extranjero, indicando al menos para cada una de ellas:
1.º) País y domicilio.
2.º) Informe de expertos externos, auditores internos o externos. Fecha y principales conclusiones del último informe, siempre que ello no sea contrario a la legislación del Estado en que se encuentran establecidas.
3.º) Organismo que supervisa el cumplimiento por las mismas de la normativa de prevención del blanqueo de capitales a la que se encuentran sujetas.
4.º) Información sobre la actividad y características de la filial que se considere relevante desde la perspectiva de la prevención del blanqueo de capitales especificando, en su caso, los factores de riesgo apreciados.
d. Procedimientos y políticas de prevención del blanqueo de capitales de filiales y sucursales extranjeras respecto a los exigidos por la normativa española.
e. Medidas establecidas por el sujeto obligado para garantizar que sus sucursales y filiales en el extranjero tienen establecidos procedimientos internos adecuados para prevenir e impedir la realización de operaciones relacionadas con el blanqueo de capitales y procedimientos establecidos en el caso de que las leyes o reglamentos locales impidan o hagan ineficaces aquéllos.
12. AGENTES Y OTROS MEDIADORES DEL EXAMEN DE EXPERTO EXTERNO
a. Manuales de procedimientos aplicables a agentes, mediadores y otros representantes, señalando las especificidades respecto a la normativa interna general descrita en el apartado 1, con indicación expresa del ámbito de aplicación, forma de distribución entre agentes mediadores y otros representantes, y fechas de aprobación, entrada en vigor y última actualización.
b. Medidas de control de la actuación de agentes, mediadores y otros representantes y su cumplimiento de la normativa de prevención del blanqueo de capitales.
c. Política de formación de agentes, mediadores y otros representantes en los términos previstos en el apartado 10.
d. Resumen de los aspectos relativos a la prevención del blanqueo de capitales incluidos en las cláusulas contractuales contenidas en los contratos de agencia o mediación.
13. VERIFICACIÓN INTERNA
a. Labor de la auditoría interna en relación con los órganos responsables de la prevención del blanqueo de capitales, con indicación expresa de las personas encargadas, contenido, periodicidad, si se realiza presencialmente o a distancia, y entidades auditadas.
b. En el caso de los sujetos obligados por el régimen especial que opten por realizar el examen de experto externo cada tres años, descripción de las principales conclusiones del último informe interno anual por el que se evalúa la efectividad operativa de sus procedimientos y órganos de control interno y comunicación.
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