✔ La Ley de Protección de Datos en grabaciones de voz se ha vuelto un asunto aún de mayor relevancia no únicamente debido a los cambios impulsados por la obligatoria aplicación del Reglamento (UE) 2016/679 de Protección de Datos (RGPD), sino también como consecuencia de los avances tecnológicos y las circunstancias actuales que han impulsado el uso masificado de plataformas de videollamadas, seminarios web y otros recursos donde se captan sonidos y voces humanas.
En este artículo veremos las implicaciones de la Ley de Protección de Datos en grabaciones de voz a la luz del RGPD y la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos (LOPDGDD).
La voz como dato personal
El Art. 4.1 RGPD define como dato personal a «… toda información sobre una persona física identificada o identificable («el interesado»); se considerará persona física identificable toda persona cuya identidad pueda determinarse, directa o indirectamente, en particular mediante un identificador, como por ejemplo un nombre, un número de identificación, datos de localización, un identificador en línea o uno o varios elementos propios de la identidad física, fisiológica, genética, psíquica, económica, cultural o social de dicha persona» (el resaltado en negro nos pertenece)
Teniendo en cuenta que la voz de las personas es distinguible unas de otras debido a sus particularidades fisiológicas, ha de considerársela, a la luz de la mentada definición, como un dato de carácter personal.
Así lo ha entendido el Tribunal Supremo de España en la sentencia de fecha 18 de junio de 2020 815/2020 en la que establece como doctrina que:
- La grabación de la voz asociada a otros datos como el número de teléfono o su puesta a disposición de otras personas que pueden identificar a quien pertenece ha de considerarse un dato de carácter personal sujeto a la normativa de protección del tratamiento automatizado de los mismos.
Particularidades del deber de informar y la obtención del consentimiento
Quedando establecido el carácter de dato personal de la voz, la Ley de Protección de Datos en grabaciones de voz rige en todos sus extremos, tanto en lo dispuesto en el RGPD como en la LOPDGDD.
Ahora bien, las particularidades de la voz como dato personal y los medios a través de los que de ordinario se recoge, requiere de una adecuación específica, especialmente, en cuanto al deber de informar (Art. 13 RGPD) y, en su caso, de la obtención del consentimiento (Art. 6.1 y 7 RGPD) – el que, conforme al RGPD, ha de ser expreso siendo por lo tanto nula cualquier manifestación tacita -.
La LOPDGDD en su Art. 11 establece que podrá cumplirse con el deber de informar facilitando al interesado la información básica (primera capa) conteniendo: la identidad del responsable, la finalidad del tratamiento, la posibilidad de ejercer sus derechos, y un acceso sencillo a la restante información (segunda capa). La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) en su Guía para el cumplimiento del deber de informar recomienda facilitar la información en capas tal como establece el mencionado Art. 11.
En tal sentido, a la hora de cumplir con el deber informar sobre el tratamiento de los datos personales, se podrá cumplir con el mismo, dependiendo del medio, del siguiente modo:
- Grabación de voz mediante llamadas telefónicas: Informar mediante una locución grabada o a viva voz (se recomienda la primera opción) de la información correspondiente a la primera capa, posibilitando el acceso a la segunda capa, por ejemplo, mediante: i) la mención de un sitio web o; ii) la pulsación de una tecla del dispositivo fijo o móvil.
- Grabación de voz mediante videollamadas: Configurar la aplicación y/o plataforma para que, previo al acceso a la imagen y voz del participante- se despliegue un aviso con la información de la primera capa – brindando acceso a la segunda capa a través, por ejemplo, de un enlace.
- Grabación de voz mediante seminarios web (webinars): Informar de la primera capa en el formulario de inscripción al webinar – permitiendo el acceso a la segunda capa, a través, por ejemplo, de un enlace.
En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos en grabaciones de voz, como en cualquier otro tratamiento de datos, será necesario contar con una base legal para la recogida y tratamiento de los datos.
Cuando dicha base legal sea el consentimiento, se deberán establecer mecanismos que permitan demostrar que el interesado autorizó el tratamiento de datos.
Con la obligatoria aplicación del RGPD el 25 de mayo de 2018, se volvió imprescindible que el consentimiento se preste de forma expresa, por lo que se requiere una declaración o una clara acción afirmativa para su validez.
Dependiendo del medio por el que se recogen los datos, se podrá obtener el consentimiento del siguiente modo:
- – Grabación de voz mediante llamadas telefónicas: mediante la pulsación de alguna tecla del dispositivo fijo o móvil (un número, almohadilla, asterisco, etc.) o una afirmación verbal de su voluntad por parte del interesado. En caso de no ser posible, se podría recurrir al “consentimiento implícito” – que no “tácito” – informando que, si el interesado permanece en la llamada, implicaría una acción en positivo de la que se desprendería su consentimiento para que sea grabado. No obstante, es preferible utilizar la primera fórmula (consentimiento expreso).
- Grabación de voz mediante videollamadas: incluir una casilla de autorización del tratamiento en la pantalla previo a grabar la videollamada, o la obtención previa a la videollamada mediante formulario.
- Grabación de voz mediante seminarios web (webinars): mediante la inclusión en el formulario de inscripción de una casilla de autorización del tratamiento (indicando la forma de impedir en cualquier momento durante el evento que se le grabe la voz).
Grabación de Voz en el ámbito laboral
La Ley de Protección de Datos en grabaciones de voz también influye, entre otros sectores, respecto al uso de dispositivos de captación y grabación de sonidos y/o videovigilancia con grabación de audio en el ámbito laboral.
El Art. 89 de la LOPDGDD dispone que:
“(…)
2. En ningún caso se admitirá la instalación de sistemas de grabación de sonidos ni de videovigilancia en lugares destinados al descanso o esparcimiento de los trabajadores o los empleados públicos, tales como vestuarios, aseos, comedores y análogos.
3. La utilización de sistemas similares a los referidos en los apartados anteriores para la grabación de sonidos en el lugar de trabajo se admitirá únicamente cuando resulten relevantes los riesgos para la seguridad de las instalaciones, bienes y personas derivados de la actividad que se desarrolle en el centro de trabajo y siempre respetando el principio de proporcionalidad, el de intervención mínima y las garantías previstas en los apartados anteriores (…)”
En tal sentido se admite la grabación de audio con la sola finalidad del control de los trabajadores y “únicamente cuando resulten relevantes los riesgos para la seguridad de las instalaciones, bienes y personas derivados de la actividad que se desarrolle en el centro de trabajo”
A su vez, el precepto limita el uso de estas medidas quedando prohibida la instalación de los sistemas de grabación de sonidos en los lugares destinados al descanso o esparcimiento de los trabajadores.
Por otro lado, pudiéndose verse vulnerados derechos fundamentales de los empleados, el empleador de forma previa a instalar sistemas de grabación de sonidos deberá realizar el pertinente juicio de proporcionalidad para determinar si el tratamiento es idóneo, necesario y proporcional. Solo en el caso que se supere el test de proporcionalidad y se cumpla con el resto de la normativa en protección de datos, podrá el empleador proceder a la instalación de los mencionados sistemas.
Igualmente, es pertinente recordar la importancia de cumplir con el deber de informar de forma previa sencilla y clara a los trabajadores respecto de este tratamiento.
A tenor de lo indicado anteriormente, la AEPD se ha pronunciado respecto a este asunto mediante Resolución PS/067/2020, disponiendo que “(…) aunque la empresa (denunciada por sindicato de trabajadores), esté legitimada para la utilización de medios de control laboral, como en este caso, la utilización de grabadoras de voz también está obligada a informar de forma expresa, clara y concisa, de estos hechos a los trabajadores.” (el resaltado en negrita nos pertenece).
Conclusiones
Como se puede apreciar de los comentarios realizados, la Ley de Protección de Datos en grabaciones de voz ha venido adquiriendo gran relevancia dado el impacto que puede tener sobre los derechos y libertades fundamentales de las personas, más aún debido al uso intensivo de plataformas de comunicación que se ha estado realizando, entre otros, como consecuencia del incremento del teletrabajo, las modalidades de seminarios web y las relaciones de consumo a distancia.
Es por ello por lo que es imprescindible realizar un análisis detallado del uso de sistemas de grabación de sonidos para evitar incumplimientos normativos que deriven en sanciones, como la dispuesta recientemente por la AEPD en la Resolución que hemos mencionado anteriormente o la del Tribunal Supremo en junio a una empresa por grabar conversaciones sin cumplir con la normativa en protección de datos.
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