✓ En la actualidad, es un hecho, la creciente necesidad de implantar un modelo de cumplimiento normativo o compliance en una persona jurídica, sea cual sea su constitución (sociedad limitada, anónima, fundación, federación, etc.) con objeto de mitigar cualquier riesgo de comisión de actividades ilícitas en su sector que le puedan repercutir una responsabilidad, no solo civil sino también penal, que termine ocasionando un perjuicio a través de una condena que derive en la liquidación y cierre de una entidad o en suspensión de actividad o intervención judicial y posterior condena. Si a estos parámetros sumamos la posibilidad de sumar una sanción económica y una indemnización resarcitoria con carácter civil, nos encontramos ante un riesgo muy alto en comparación con lo que podría ganar la entidad manteniendo un adecuado y eficaz programa de compliance.
La realidad es otra, ya que la persona jurídica hoy día prioriza la implantación del modelo de cumplimiento normativo, no por su necesidad de cara a paliar los riesgos que pueda generar ella misma, sino por una solicitud de un tercero, ya sea una certificadora de calidad, salud, medioambiente, etc., o un proveedor que mantiene una relación comercial con esta empresa, y a no ser que se someta a un exhaustivo análisis de riesgos e implante una serie de medidas que aseguren el cumplimiento de la más estricta legalidad, cesarán la relación comercial con estos.
Conocemos que la estructura de un modelo de compliance pende de varias «patas», entre las que encontramos:
- Análisis de riesgos.
- Manual de cumplimiento Normativo.
- Prevención de delitos.
- Código ético.
- Código de contratación.
- Régimen disciplinario.
- Estructura de la entidad.
- Canal Ético.
- Órgano de Cumplimiento.
- Formación.
- Auditoría interna o externa que revise el cumplimiento y actualice el manual.
Canal Ético
Tanto la Circular de la «Fiscalía General del Estado» en materia de compliance, como diversas normas en nuestra legislación nacional, así como la reciente directiva del «Parlamento Europeo» y del consejo, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del «Derecho de la Unión» promueven la implantación de un canal ético interno en la entidad que facilite la denuncia, comunicación y consulta de posibles actuaciones ilícitas que se den en el espectro de la persona jurídica.
Se promociona la trazabilidad de los mensajes, la gestión del órgano de cumplimiento tras este canal, el procedimiento de investigación de las conductas y por ende la aplicación de sanciones en caso de que dichas conductas sean contrarias a la ley, los usos, principios generales del derecho y/o el código ético de la entidad. A través de este procedimiento se busca tener un control interno de la entidad que proporcione garantías a aquellos testigos de actuaciones ilícitas o victimas que sufran las mismas, a que se tomen medidas para evitar la reiteración de esos comportamientos y proposición de sanciones que marquen la diferencia y ayuden a la empresa a salir de cualquier ámbito de riesgo que le pueda terminar reportando una sanción.
Existen muchos tipos de canales éticos para ser integrados en una sociedad, desde una plataforma web, un formulario, un buzón físico, un teléfono, un correo electrónico, entre otros, pero lo que se pide a fin de cuentas es la trazabilidad de la comunicación de algún amanera, la respuesta y seguimiento de actuaciones y por ende la resolución de la investigación, siempre otorgando garantías a aquellos que comunican tanto si son testigos, como si son víctima, además de al órgano de cumplimiento que gestiona este canal.
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Órgano de Cumplimiento
El legislador permite que el órgano de cumplimiento sea tanto interno como externo a la persona jurídica, así como que sea participado de manera individual o colegiado, por dos o máas personas. Las principales recomendaciones de la doctrina es que si la persona jurídica no puede presentar cuenta de perdidas y ganancias abreviadas (en este caso se permitirá al administrado que ocupe la posición de oficial de cumplimiento individual) este órgano sea colegiado por más de dos persona y sea integrado por responsables de departamento como «Recursos Humanos, Financiero y Compras».
Esto se promociona de esta manera con objeto de facilitar una buena comunicación entre departamento, además de tratar de garantizar sus poderes y autonomía dentro de la estructura de la persona jurídica. La otra recomendación es que un departamento sea, al completo, quien se encargue de esta posición, pero esto por inversión de recursos y estructura, solo facilita que cuenten con ellos mega estructuras de empresas grandes o grandes cuentas. Para poder ser productivo y eficiente en sus funciones deben de facilitar el ejercicio de sus funciones como órgano de cumplimiento el resto de los departamentos.
El órgano de cumplimiento deberá de ser formado y capacitado, antes, durante o después de su nombramiento, pero sin comenzar a ejercer sus funciones dentro de la persona jurídica debido a poder actuar en contra de los principios que dicta la normativa, el código ético o los estándares de cumplimiento.
Auditoría externa o interna
Estos modelos de compliance, no fueron concebidos como sistemas estáticos de prevención, sino dinámicos, que proporcionen un continuo seguimiento de los posibles riesgos, con objeto de mitigarlos y prevenir la comisión de ilícitos entorno a la persona jurídica. Es por esto que debemos de mantener un control a través de indicadores y seguimiento del cumplimiento de políticas, protocolos y normas que genere una carga documental, probando que la persona jurídica está actuando en favor de la legalidad vigente y contra actuaciones ilícitas externas.
Formación
Para cerrar los modelos de cumplimiento normativo, tratando de generar esta nueva concienciación en el entorno de la persona jurídica, debería de ser formada en estos parámetros la plantilla de la misma, esto supone una de las primeras medidas que ayudarán a que la persona jurídica no actúe de manera contraria a la legalidad y acorde a los que dictan sus procedimientos internos. Además, es un sistema explicativo de la estructura societaria acorde a los modelos de cumplimiento normativo interno de la persona jurídica.
Conclusión
Las personas jurídicas que se encuentran amparadas por nuestros mercados, sea cual sea su constitución, deberán de implantar, mantener y actualizar de manera continuada un adecuado, idóneo y eficaz sistema de cumplimiento normativo, basado en cuatro parámetros fundamentales que son documentación representativa de la situación de la empresa, canal de comunicación interna, un órgano encargado de supervisar el cumplimiento y una formación continua a la plantilla de la persona jurídica. Todo esto deberá de ser auditado y evaluado de manera continua para poder demostrar que la persona jurídica actúa acorde a lo que dicta la legalidad vigente.
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