La protección de datos es una obligación legal para todas las empresas en España, independientemente de su tamaño. Por lo tanto, las pequeñas y medianas empresas (PYMES) también están obligadas a cumplir con la normativa de protección de datos, tal como establece tanto el Reglamento General de Protección de datos (RGPD) como la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD).
Derecho de empresas y personas a la protección de datos
El derecho a la protección de datos es un derecho fundamental que tiene como objetivo garantizar la privacidad y seguridad de los datos personales de las personas físicas. Este derecho se encuentra consagrado en diversas normativas, tanto nacionales como internacionales, que visualizaremos a lo largo del artículo.
En el ámbito empresarial, las empresas tienen la obligación de proteger los datos personales de sus clientes, empleados y proveedores, y deben cumplir con las leyes y regulaciones que se aplican en su jurisdicción. Las empresas deben implementar medidas de seguridad adecuadas para proteger los datos personales que recolectan, procesan y almacenan.
Las personas tienen el derecho a conocer qué datos personales se están recolectando y cómo se están utilizando, así como también tienen derecho a acceder a sus datos personales, rectificarlos, suprimirlos, oponerse a su tratamiento y limitar su uso. Las empresas deben respetar estos derechos y facilitar su ejercicio.
En algunos casos, las empresas pueden estar obligadas a designar a un delegado de protección de datos o a realizar una evaluación de impacto de protección de datos, dependiendo de la legislación aplicable y de la naturaleza de los datos que procesan.
Normativa legal Europea y Española en la protección de datos
El derecho a la protección de datos está recogido en diversas leyes y normativas a nivel internacional, el marco más importante es el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea, que se aplica en todos los Estados miembros de la UE desde mayo de 2018.
En España, el derecho a la protección de datos está recogido en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD), que establece las obligaciones y responsabilidades de las empresas y organizaciones que manejan datos personales.
Tipos de datos que maneja una empresa
La empresa puede recolectar datos de clientes, como su nombre, dirección, correo electrónico, número de teléfono, etc. Datos de empleados, como su nombre, dirección, número de seguridad social, salario, etc.
También datos financieros como información de tarjetas de crédito, cuentas bancarias, facturas, etc. Datos de marketing como el historial de correo electrónico y la actividad en redes sociales de sus clientes o prospectos.
Ley de protección de datos empresas: cumplimiento y obligaciones
Aunque no sea obligatorio, cualquier empresa u organización puede designar un Delegado de Protección de Datos (DPO) voluntariamente, como medida de buenas prácticas y para reforzar su compromiso con la privacidad y la protección de datos personales.
DPO son las siglas de “Data Protection Officer” o Delegado de Protección de Datos. Un DPO es una figura clave en la gestión de la privacidad y la protección de datos personales en una empresa u organización.
El DPO debe ser una persona con conocimientos especializados en la materia, que actúe de forma independiente y objetiva, y que esté en contacto con las autoridades de protección de datos y con los titulares de los datos personales de la empresa u organización. El DPO también debe supervisar y garantizar el cumplimiento de la normativa de protección de datos por parte de la empresa, asesorar a la dirección y a los empleados sobre el tratamiento de los datos personales, y colaborar con las autoridades de protección de datos en caso necesario.
La designación de un DPO es obligatoria en las siguientes situaciones:
- Cuando el tratamiento de datos lo lleve a cabo una autoridad u organismo público, excepto en los casos en que el tratamiento sea realizado por tribunales o juzgados en el ejercicio de su función judicial.
- Cuando las actividades principales del responsable o encargado del tratamiento consistan en operaciones de tratamiento que requieran una observación habitual y sistemática de los interesados a gran escala.
- Cuando las actividades principales del responsable o encargado del tratamiento consistan en el tratamiento a gran escala de categorías especiales de datos personales (como datos de salud, ideología, religión, orientación sexual, entre otros) o de datos personales relativos a condenas e infracciones penales.
- Asimismo, es necesario designar un DPO en aquellas entidades que lo exija la normativa (por ejemplo, centros docentes, establecimientos financieros, empresas de inversión, etc.) Puede consultar más información en este artículo dedicado en el blog del grupo Adaptalia, tu empresa de protección de datos.
Obligaciones de las empresas en la protección de datos
- Garantizar la seguridad de los datos personales: La empresa debe tomar medidas técnicas y organizativas adecuadas para garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos personales que maneja.
- Informar a las personas sobre el tratamiento de sus datos personales: La empresa debe informar a las personas sobre el tratamiento que se dará a sus datos personales, incluyendo la finalidad del tratamiento, la identidad del responsable, las categorías de datos tratados, etc.
- Garantizar los derechos de las personas en relación con sus datos personales: La empresa debe garantizar los derechos de las personas en relación con sus datos personales, incluyendo el derecho de acceso, rectificación, supresión, oposición, portabilidad, limitación, así como en su caso a no ser objeto de decisiones individuales automatizadas.
- Notificar a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) en caso de violación de datos: Si la empresa sufre una violación de datos personales, debe notificar a la AEPD dentro de las 72 horas siguientes a la detección del incidente.
Conclusiones sobre pequeñas y medianas empresas en materia de Protección de datos.
Las empresas tienen la obligación legal de cumplir con la legislación de protección de datos en Europa y España.
El no cumplimiento de la normativa puede acarrear sanciones y multas.
La protección de la privacidad es un derecho fundamental de los ciudadanos europeos y españoles. Las empresas deben proteger los datos personales de sus clientes y empleados para evitar el uso indebido y la exposición de información sensible.
Si una empresa protege adecuadamente los datos personales de sus clientes, estos estarán más dispuestos a confiar en ella y a compartir información con ella.
Esto puede ser beneficioso para el negocio a largo plazo.
La protección de datos también es importante para evitar el fraude y el robo de identidad. Si una empresa no protege adecuadamente los datos personales de sus clientes, pueden ser víctimas de fraudes y phishing.
Cumplir con la normativa de protección de datos puede ser una ventaja competitiva para las PYMES, ya que los clientes están cada vez más preocupados por la privacidad y esperan que las empresas protejan sus datos personales. Además, cumplir con la normativa puede mejorar la imagen y reputación de la empresa.
