El Derecho de rectificación conforme al Reglamento General de Protección de Datos
Desde nuestra consultoría en protección de datos Grupo Adaptalia analizamos todo lo referente al derecho de rectificación de datos personales según establece el Reglamento General de Protección de Datos.
1. Introducción y contexto
El Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento y del Consejo del 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (en adelante, RGPD) otorga una serie de derechos a los interesados en el Capítulo III. Entre todos ellos, se encuentra el derecho de rectificación, el cual será objeto de análisis en el presente texto.
Tal es la importancia del citado derecho, que el legislador europeo lo contempla, junto al derecho de acceso en el artículo 8 de la Carta de Derechos Fundamentales de la Unión Europea hecha en Estrasburgo de 12 de diciembre de 2007.
Este artículo regula como fundamental el derecho a la protección de los datos de carácter personal y a diferencia de lo que ocurre con otros derechos fundamentales contenidos en la Carta, establece el contenido esencial del mismo al indicar que los datos personales “se tratarán de modo leal, para fines concretos y sobre la base del consentimiento de la persona afectada o en virtud de otro fundamento legítimo previsto por la ley. Toda persona tiene derecho a acceder a los datos recogidos que la conciernan y a su rectificación”.
2. Concepto del derecho de rectificación y elementos característicos del mismo.
Para comprender el derecho de rectificación es necesario poner en consonancia el considerando 65 del RGPD, con la regulación estricta del derecho establecida en el artículo 16 del citado texto legal.
Tal y como indica el considerando 65, “los interesados deben tener derecho a que se rectifiquen los datos personales que les conciernen”.
Por otra parte, el artículo 16 regula el derecho de rectificación señalando que todo interesado “tendrá derecho a obtener sin dilación indebida del responsable del tratamiento la rectificación de los datos personales inexactos que le conciernan.” Adicionalmente, se indica que considerando los fines del tratamiento, ”el interesado tendrá derecho a que se completen los datos personales que sean incompletos, inclusive mediante una declaración adicional”.
La rectificación de los datos por tanto, se circunscribe no solo a la posibilidad de exigir que se modifique el dato o datos que sean inexactos, sino también a la solicitud de añadir toda aquella información que permita completar e integrar los datos incompletos.
Asimismo, ha de indicarse que la rectificación de datos personales cuando sean inexactos o incompletos constituye una obligación del responsable del tratamiento. Así lo regula el considerando 39 del RGPD, el cual establece que “deben tomarse todas las medidas razonables para garantizar que se rectifiquen o supriman los datos personales que sean inexactos”.
Ha de destacarse, que el derecho de rectificación supone un claro reflejo de uno de los principios relativos a todo tratamiento de protección de datos personales: el principio de exactitud, el cual se encuentra regulado en el artículo 5 del RGPD. Este principio establece que los datos personales han de ser “exactos y, si fuera necesario, actualizados” y que se debe proceder a adoptarse adoptarán todas las medidas razonables para que se supriman o rectifiquen sin dilación los datos personales que sean inexactos con respecto a los fines para los que se tratan”.
Como características del derecho de rectificación han de citarse las siguientes:
– Se trata de un derecho personalísimo, es decir se encuentra tan íntimamente consustanciado con la persona, que no es transmisible.
– Se trata de un derecho independiente, ya que su ejercicio no depende de que sea llevado a cabo junto a otro derecho.
– Requiere que el responsable identifique al interesado que ejercita el citado derecho, pudiendo solicitarle información adicional, en aras de confirmar su identidad.
– En caso de que se trate de datos personales incompletos, existe la posibilidad de que el interesado complemente los datos personales mediante declaración adicional.
3. Obligaciones del responsable
En primer lugar, el responsable ha de informar a los interesados sobre su derecho de rectificación, junto a los otros derechos establecidos en el RGPD. Este deber de información es aplicable tanto si la información es obtenida del interesado, como si no se ha obtenido del mismo.
A su vez, en caso de ejercicio del derecho de rectificación por parte del interesado, el responsable tiene la obligación de atender la solicitud del mismo, debiendo comunicar “a cada uno de los destinatarios a los que se hayan comunicado los datos personales, salvo que sea imposible o exija un esfuerzo desproporcionado”. El responsable del tratamiento tendrá que responder a cualquier solicitud de ejercicio de los derechos que reciba, con independencia de que la solicitud sea procedente o no.
Por último, el responsable tiene el deber de establecer un procedimiento adecuado para que el interesado pueda ejercer su derecho de rectificación.
4. Procedimiento de todo ejercicio de derechos
En cuanto a la identificación de la persona física que solicita el ejercicio del derecho correspondiente, cabe destacar que, que aunque el responsable del tratamiento no está obligado a obtener información adicional con el objeto de identificar al interesado (artículo 11.1 del RGPD), el interesado podrá facilitar “información adicional que permita su identificación” (art. 11.2 del RGPD), sin que el responsable se pueda negar, a no ser que demuestre que “no puede identificar al interesado”.
El ejercicio de los derechos de los interesados es gratuito, salvo que las solicitudes sean “manifiestamente infundadas o excesivas, especialmente debido a su carácter repetitivo”, pudiendo el responsable del tratamiento aplicar un canon razonable por los costes administrativos que suponga atender a la solicitud, o negarse a dar curso a la solicitud (artículo 12.5 del RGPD).
El responsable deberá dar respuesta a toda solicitud sobre el ejercicio de derechos en el plazo máximo de un mes desde su recepción, salvo que, dada la complejidad o el número de solicitudes, no pueda atenderse, en cuyo caso se podrá prorrogar hasta dos meses. En dicho caso, el responsable, en el plazo de un mes desde que reciba la solicitud, y sin dilación indebida, tendrá que informar al interesado de la citada prórroga y de las razones de la misma (artículo 12.3 RGPD).
En caso de que el responsable no diera curso a la solicitud de ejercicios de derechos, deberá informar “sin dilación, y a más tardar transcurrido un mes de la recepción de la solicitud, de las razones de su no actuación y de la posibilidad de presentar una reclamación ante una autoridad de control y de ejercitar acciones judiciales” (artículo 12.4 del RGPD).
Por último, en lo referente a las comunicaciones con el interesado, ha de resaltarse que toda comunicación ha de realizarse “en forma concisa, transparente, inteligible y de fácil acceso, con un lenguaje claro y sencillo, en particular cualquier información dirigida específicamente a un niño” (artículo 12.1 del RGPD). En el supuesto de que la solicitud fuera realizada por medios electrónicos, “la información se facilitará por medios electrónicos cuando sea posible, a menos que el interesado solicite que se facilite de otro modo” (artículo 12.3 del RGPD).
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