Canal de denuncias Compliance

Canal de denuncias Compliance

El canal de denuncias Compliance o canal ético es una herramienta fundamental en todas las empresas u organizaciones públicas o privadas para detectar presuntas conductas irregulares, tanto en su marco de actuación interno como externo. Este instrumento funciona como un cauce de comunicación mediante el cual los trabajadores, proveedores, colaboradores u otros terceros, es decir, personal interno y personas externas pero vinculadas a la organización, pueden informar sobre sospechas de actuaciones o comportamientos contrarios a la normativa legal vigente o los principios, normas o políticas internas, reguladas en el código de conducta o en los protocolos internos de las entidades.

Objetivos del canal de denuncias Compliance

Entre los objetivos principales del canal de denuncias destacan los siguientes:

  • Prevenir y detectar de forma anticipada actividades irregulares o conductas ilícitas.
  • Garantizar la eficacia de las medidas de control interno de la actividad de las empresas y organizaciones, con el objeto de mitigar riesgos derivados de malas prácticas o conductas indebidas.
  • Eximir o atenuar la responsabilidad penal de la persona jurídica en el supuesto de comisión de un delito por parte de algún miembro de la organización (Art. 31 bis Código Penal), demostrando la correcta y eficiente implantación de una verdadera cultura de Cumplimiento Normativo en la entidad.
  • Cumplir con la obligación legal vigente, tanto nacional como internacional, de implantar un canal de denuncias en determinadas materias, como por ejemplo, la obligación en aquellas empresas y organizaciones de implantar medidas de prevención de blanqueo de capitales o medidas de control anti-acoso en los Planes de Igualdad.
  • Fomentar un correcto sistema disciplinario, ya que en el caso de que, tras la investigación de los hechos denunciados, se estime que son constitutivos de infracción o incumplimiento de la legislación vigente o de las normas o políticas internas, se procederá a imponer sanciones a los autores de las conductas denunciadas.
  • Colaborar con la investigación judicial cuando se produzca un procedimiento penal relativo a la empresa u organización, en el supuesto de que las conductas denunciadas constituyan un delito tipificado en el Código Penal.

Canal de denuncias Compliance en la empresa

Ventajas de implantar un canal de denuncias en la empresa

Por un lado, reduce los riesgos penales, al detectar malas conductas en una etapa temprana que puedan suponer responsabilidad penal para la empresa u organización.

Por otro lado, evita o disminuye las consecuencias negativas, como pérdidas económicas o consecuencias legales y/o reputacionales.

Además, crea o refuerza la confianza de los empleados, los operadores económicos externos y de la sociedad en general.

De igual forma, fortalece la eficacia de la implantación de los Programas de Cumplimiento Normativo en las empresas y organizaciones (Compliance Programs).

Por último, garantiza la confidencialidad del denunciante mediante sistemas de comunicaciones eficaces que la preserven, así como la posibilidad de conservar el anonimato.

Organizaciones que deben tener un canal de denuncias

Pese a que la Directiva UE 2019/1937 establece la obligación de implantar canales de denuncias a empresas y organizaciones con 50 o más trabajadores, las entidades que por su número de empleados no superen ese umbral, no exime automáticamente de obligación, puesto que existen diversas normas que regulan de forma específica la obligación de implantar dichos canales de denuncias en determinadas empresas y organizaciones.

De acuerdo con lo anterior, el art. 48.1 Ley Orgánica de Igualdad y el Real Decreto 901/2020, de Planes de Igualdad, plasman el deber de las empresas y organizaciones de establecer mecanismos de comunicación o canales para informar de las posibles situaciones de acoso.

Asimismo, el art. 31 bis Código Penal recoge de manera expresa la obligación para todas aquellas empresas y organizaciones que pretendan implantar Programas de Cumplimiento Normativo Penal.

Del mismo modo, existe la exigencia de implantar dicho instrumento en empresas y organizaciones que requieran certificarse en estándares de normalización UNE/ISO en materia de Compliance (UNE 19601 , sobre sistemas de gestión de Compliance penal; UNE- ISO 37001, sobre sistemas de gestión antisoborno;  UNE-ISO 37301, sobre sistemas de gestión de Compliance; ISO 37002, sobre sistemas de gestión de canales de denuncias).

De igual forma, la Ley 10/2010 de Prevención de Blanqueo de Capitales y de la Financiación del Terrorismo ordena incorporar este canal a determinadas empresas y organizaciones obligadas a adoptar medidas preventivas en materia de blanqueo de capitales y financiación de actividades terroristas.

Por último, la Ley Orgánica 8/2021, de Protección integral a la Infancia y la Adolescencia frente a la violencia, manifiesta la necesidad de asentar mecanismos que permitan comunicar situaciones de violencia sobre menores de edad en empresas y organizaciones del ámbito deportivo, ocio o educativo cuando cuenten con la presencia de menores.

Sanciones que pueden imponerse por incumplir la obligación de implantar canales de denuncias

Existen diversas sanciones por incumplimiento de dicha obligación que dependen del ámbito normativo y la materia que lo regule. Por un lado, la Directiva hace referencia a la necesidad de establecer sanciones efectivas, proporcionadas y disuasorias. Por otro lado, la normativa de Prevención del Blanqueo de Capitales establece sanciones mínimas de 60.000 €. En materia de igualdad, las sanciones ascienden hasta los 225.018 €.

Asimismo, cabe destacar que la falta de implantación de canales de denuncia puede determinar la invalidez o ineficacia de los Sistemas de Gestión de Compliance y, en consecuencia, podría conllevar sanciones económicas como multas de hasta 9.000.000 € o de hasta 12 veces el valor del perjuicio causado, u otras sanciones de diversa índole, tipificadas en el séptimo apartado del art. 33 del Código Penal , tales como disolución, suspensión de actividades, clausura de locales o establecimientos, prohibición de realizar en el futuro las mismas actividades, intervención judicial e inhabilitación para obtener subvenciones y ayudas públicas, para gozar de beneficios o incentivos fiscales o de la Seguridad Social o para contratar con el sector público.

Procedimiento a seguir después de recibir una denuncia

Una vez recibida una denuncia o comunicación a través de cualquier vía de denuncia, se deberá notificar al denunciante mediante un acuse recibo de la misma. En segundo lugar, se debe analizar y evaluar su admisión o inadmisión a trámite y, en caso de ser admitida, iniciar un proceso de investigación con la finalidad de esclarecer los hechos denunciados. En ambos casos, se debe notificar al denunciante la resolución sobre la admisión o inadmisión. Durante el proceso de investigación, se deberá recabar el testimonio del denunciante, del denunciado y de posibles testigos, en su caso.

Tras la investigación se emitirá un informe, en el cual se recogerán, de forma objetiva e imparcial y sin valoraciones personales o subjetivas, los datos recabados en dicha investigación.

En la última fase del procedimiento, si se demuestra que los hechos denunciados constituyen una actuación contraria a la normativa legal o interna de la entidad, se procederá la aplicación de una sanción, lo cual se deberá llevar a cabo a través de los departamentos o personas que ejerzan funciones de Recursos Humanos o que tengan delegada la potestad sancionadora dentro de la entidad.

Dicha sanción deberá determinarse de acuerdo con las normas establecidas en la legislación laboral y en el convenio colectivo aplicable a la entidad.

 
Preguntas Frecuentes

Preguntas Frecuentes

La respuesta es sí, ya que la Directiva de la Unión Europea 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, conocida como «directiva sobre canales de denuncias» o «directiva whistleblowing», impone la obligación de implantar canales de denuncias a todas las entidades privadas que cuenten con 50 o más trabajadores y, en general, a todas las entidades del sector público.

Asimismo, existen otras normas que hacen referencia a la necesidad de implantar canales éticos o canales de denuncias, como veremos a continuación.

En el momento de implementar un canal de denuncias, la decisión más importante es decidir qué vías de comunicación se van a habilitar para las denuncias.

Nuestra opinión es que el mejor canal sería aquel que reuniese el requisito de ser gestionado por una entidad externa, en el sentido de que permitirá garantizar una mayor confianza por parte de los posibles usuarios del mismo, especialmente si se trata de trabajadores de la empresa u organización, pues, como ha indicado la propia Fiscalía General del Estado, estos canales resultarán «tanto más eficaces cuanto mayor sea su nivel de externalización», puesto que ello permitirá «garantizar mayores niveles de independencia y confidencialidad».

Además, cabe añadir que contar con un canal de denuncias desarrollado por un proveedor externo experto en materia de Compliance asegura, por un lado, la correcta adecuación a las normativas vigentes en materia protección de datos, y, por otro lado, contar con el asesoramiento de dichos profesionales expertos, facilitando la adecuada realización de investigaciones derivadas de la denuncias comunicadas, con el fin de detectar actuaciones irregulares, y, en consecuencia, evitar riesgos penales y reputacionales en la entidad.

Por último, las empresas y organizaciones deben designar a la persona o personas que estarán a cargo del canal. Asimismo, se debe trazar los criterios de admisión de denuncias y la estrategia de información o formación para todos los integrantes de la entidad, ya que para que un canal de denuncias sea exitoso debe trasmitir confianza, seguridad, facilidad de uso y un fiel compromiso con el Cumplimiento Normativo.

Suscribete a nuestra Newsletter