Registro Salarial Obligatorio

El registro salarial obligatorio está en vigor desde el 14 de abril de 2021, por lo que, a partir de esa fecha, todas las empresas de España tienen la obligación de realizar el registro retributivo.

El Real Decreto Ley dio a las empresas un plazo de 6 meses para cumplir con esta normativa.

Los sujetos obligados a realizar un registro salarial de sus trabajadores son todas las empresas que operan en nuestro país, independientemente de su tamaño. Es decir, hasta las pequeñas empresas de menos de 50 empleados también tienen que realizarlo.

Cabe mencionar que las empresas con más de 50 trabajadores están obligadas, además, a calcular los porcentajes de brecha salarial total y en caso de que supere el 25% de diferencia entre géneros, deberá justificarse el motivo.

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Existen varios datos esenciales que se deben incluir en este documento:

• Información desagregada por sexo.
• Medias aritméticas y las medianas de la agrupación de los trabajos de igual valor en la empresa, tras valorar los puestos de trabajo.
• Retribución total anual y brecha salarial.
• Salario base anual y brecha salarial.
• Complementos salariales anuales y brecha.
• Percepciones extrasalariales anuales y brecha.
• Retribución anual por horas extraordinarias y brecha.
• Retribución anual por horas complementarias y brecha.
• Documento que recoge las medidas a tomar para realizar correcciones si se identifica alguna mala práctica.

Estos datos que se aporten deben ser presentados en valores desagregados por sexo (hombres y mujeres), y se debe reflejan también la categoría profesional, el grupo profesional, el puesto de trabajo de igual valor, o cualquier otro sistema de clasificación que pudiera corresponder. En cualquier caso, nunca serán incluidos datos sobre las retribuciones individualmente percibidas por cada trabajador.
Cabe destacar que, a parte de los conceptos retributivos en atención a su naturaleza, el registro salarial ha de reflejar cualquier otro concepto retributivo que la plantilla perciba en sus nóminas. Los más comunes son participaciones en beneficios, plus de antigüedad, complemento por trabajo nocturno, etc.
En cuanto a las indemnizaciones por despidos, traslados, o dietas por alojamiento y manutención, serán recogidas en el apartado de percepciones extrasalariales.

Si se necesita un modelo de registro retributivo para la realización de este documento, se puede encontrar fácilmente y de manera pública en internet, aunque no se recomienda que se realice de forma autónoma si no es un profesional del ámbito laboral. Por ello, es mejor encargar este proceso a un experto. Este documento no es un informe donde se reflejen los datos cuantitativos simplemente, sino que además es necesaria una redacción de las conclusiones del análisis. En dicho análisis se identificarán las posibles desigualdades de género para que puedan ser subsanadas y evitar problemas con la Inspección y con las autoridades laborales.

Para realizar el registro retributivo se han de tener en cuenta los datos mencionados previamente (salarios, complementos salariales, percepciones extrasalariales, todo debidamente desglosado por sexto y distribuidos por el sistema de clasificación profesional aplicable). También, deben establecerse sus valores medios (media aritmética y mediana) en un periodo de referencia de un año natural.

En los aspectos salariales se ha de tener en cuenta:

• Sexo.
• Salario.
• Complementos salariales.
• Percepciones extrasalariales.
• Puesto de trabajo.
• Categoría o grupo profesional.

En cuanto al proceso para realizar el registro salarial, el primer paso que se ha de tener en cuenta es el de obtener o crear una base de datos de todos los trabajadores y trabajadoras de la empresa, en la que por cada trabajador se recoja toda la información referente a su salario, complementos salariales y percepciones extrasalariales. Aunque cabe mencionar que estos datos serán tomados de manera anónima. Los datos serán los siguientes:

Datos del trabajador:

• Sexo.
• Salario.
• Complementos salariales.
• Percepciones extrasalariales.
• Puesto de trabajo.
• Categoría o grupo profesional.

Lo idóneo es que toda esta información se introduzca en un programa de cálculo, con el que podemos representar gráficamente la información y poder así interpretarla de una forma más fácil.

Cuando se establezca un valor medio de los salarios, complementos salariales y pluses extrasalariales, se escogerá una unidad de referencia temporal. Esto es importante para cuando entran en juego reducciones de jornada o trabajos a tiempo parcial por diferentes motivos. Serán las empresas las que elegirán establecer el salario medio por hora, diario, mensual o anual para el registro de sueldos y salarios.

A continuación, se agruparán los trabajadores de tres maneras, para conseguir que la agrupación tenga la mayor objetividad posible:

• Por grupos profesionales (de acuerdo con lo que establezca el convenio colectivo).
• Por categorías profesionales (en función del grupo de cotización).
• Por puestos de trabajo de igual valor.

También se puede asignar un nivel de responsabilidad a cada puesto de trabajo, ya que esto también puede influir en el salario que se percibe; asimismo, se puede tener en cuenta la exigencia del puesto de trabajo.

Cuando se tienen todos estos datos recopilados es el momento de preparar la información para poder iniciar el registro salarial y determinar si hay o no hay desigualdad salarial por motivo de sexo en la empresa. Al haber recopilado la información por trabajador, será más fácil realizarlo, ya que se tendrá toda la información categorizada.

Con todo ello se podrán elaborar gráficos que permitirán un mejor análisis de la brecha salarial, observando posibles diferencias entre puestos, categorías, etc.

Después de conocer cómo se realiza este registro, toca preguntarse cuándo se ha de realizar. Según el Real Decreto que lo regula, el registro retributivo en empresas se debe hacer cada año natural, dado que el periodo de referencia temporal es de un año. Por lo tanto, contará con todas las retribuciones efectivamente satisfechas y percibidas por la plantilla entre el 1 de enero y el 31 de diciembre del año que corresponda.

Si se produjeran alteraciones sustanciales en las retribuciones de la plantilla, el registro se deberá actualizar a pesar de que no haya transcurrido el año natural. Se entiende por alteraciones sustanciales tanto aquellas que afecten a toda la plantilla o tengan carácter colectivo, como aquellas que afecten a la política retributiva de la empresa.

Por otra parte, de la misma manera que las empresas están obligadas a contar con un plan de igualdad, si tienen 50 o más empleados, la normativa del registro de salarios por sexos surge para combatir la brecha salarial que pueda existir en cualquier tipo de empresa, con independencia de su número de empleados.