Todas las empresas existentes a día de hoy, desde pequeñas y medianas empresas hasta grandes multinacionales, reciben y generan diariamente un gran número de documentos. Esta documentación es fruto de su actividad, y puede ser tanto en formato físico como en formato digital. Podemos estar hablando de diferentes tipos de documentos, como pueden ser facturas, albaranes, nóminas, contratos… entre otros.
La mencionada documentación es necesaria tanto para cumplir con obligaciones legales, así como para que se lleve a cabo un correcto funcionamiento de la empresa a nivel operativo.
El hecho de que los documentos que recibe y genera una empresa tengan tanta importancia, unido al hecho de que se generan en grandes cada día, hace que sea imprescindible para las empresas llevar a cabo una correcta custodia de dichos documentos.
En el presente artículo explicaremos en mayor detalle en qué consiste la custodia de documentos y su especial relación con el cumplimiento de la normativa de protección de datos, qué ventajas tiene contratar empresas especializadas en esta tarea (empresas de resguardo de documentos), y cómo asegurar la custodia de documentos administrativos.
¿Qué es la custodia de documentos?
La custodia de documentos es el proceso por el que una empresa organiza y almacena los documentos que genera o recibe, ya sea en formato físico o digital. Como indicábamos anteriormente, estos documentos pueden ser de distintas categorías y de diferentes departamentos: nóminas de recursos humanos, facturas...
Puede caerse en el error de entender que la gestión de documentación solo supone crear un método de almacenaje seguro para los documentos de una empresa, pero nada más lejos de la realidad. Cuando se habla de custodia de documentos, no solo se hace referencia al almacenaje, sino que nos referimos a la creación de un sistema eficiente y útil de clasificación y organización de los documentos, así como a la creación de políticas internas que aseguren su protección. De esta manera, supone imprescindible para alcanzar distintos objetivos, como por ejemplo:
- Facilitar el trabajo diario en una empresa.
- Garantizar el cumplimiento de obligaciones legales.
- Reducir costes.
En resumen, la custodia de documentos no se limita solo a almacenar archivos en un lugar físico o digital; es un proceso integral que abarca la gestión, protección y conservación de los documentos y datos esenciales para las empresas. Esto requiere que las organizaciones implementen políticas y procedimientos claros sobre la conservación, acceso y eliminación de documentos, asegurando que la información esté disponible cuando se necesite y que se maneje de manera segura.
Ventajas de contratar empresas de resguardo de documentos
Como se ha comentado en los puntos anteriores, la custodia de los documentos es una de las tareas fundamentales dentro de cualquier organización, ya que una correcta administración de los documentos asegura la eficiencia operativa, el cumplimiento de las normativas legales y la protección de datos sensibles. En este contexto, existen dos opciones: que sea la propia empresa quien asuma esta responsabilidad de forma directa a través de sus propios medios, o que la delegue en terceros especializados (empresas de resguardo de documentos).
A continuación, analizaremos las ventajas de elegir esta segunda opción, es decir, elegir a un tercero para llevar a cabo esta tarea:
Mejorar en la eficiencia del trabajo diario
Uno de los mayores beneficios de externalizar la custodia de documentos es la mejora de eficiencia en el trabajo diario. El proceso de almacenamiento, organización y recuperación de documentos puede ser complejo y largo, especialmente en organizaciones que manejan grandes volúmenes de información. Las empresas de resguardo de documentos cuentan con sistemas avanzados de clasificación, lo que facilita una búsqueda rápida y eficiente de cualquier archivo cuando sea necesario.
Además, las empresas de resguardo de documentos suelen ofrecer estos servicios tanto para documentación física como digital, y suelen incluir la opción de digitalizar los documentos físicos, lo cual supone un gran avance de cara a la transición por parte de las empresas a un modelo más seguro y moderno.
Cumplimiento con las normativas legales
El cumplimiento de normativas legales es otro aspecto imprescindible que las empresas deben tener en cuenta cuando gestionan documentos. Si bien esto afecta a múltiples normativas (en el ámbito laboral y fiscal por ejemplo), vamos a hacer mención especial a lo que respecta a la normativa aplicable en España en materia de protección de datos personales, dada la gran importancia que ha adquirido en los últimos años.
La importancia de la protección de datos en este ámbito radica en que la custodia de documentación no solo supone proteger el documento en sí, sino también la información que contienen. En muchos casos, estos documentos incluyen datos personales, como el nombre, la dirección o el DNI. La gestión documental desempeña un papel fundamental en la protección de los datos, ya que la correcta custodia de los documentos asegura que la información sensible se mantenga segura, cumpliendo con la normativa. Es importante tener en cuenta en este punto que no cumplir con la normativa de protección de datos en España puede suponer grandes sanciones para las empresas.
La normativa aplicable en España en materia de protección de datos (Reglamento General de Protección de Datos, en adelante RGPD y la Ley Orgánica de Protección de Datos en adelante LOPD) exigen que las organizaciones gestionen de manera segura la información personal de clientes, empleados y proveedores. La custodia adecuada de estos documentos no solo implica almacenarlos de forma ordenada, sino también garantizar su seguridad, integridad y confidencialidad.
Delegar la tarea de organizar los documentos de forma que sean siempre accesibles y localizables, y asegurando que siempre estén bajo medidas de seguridad adecuadas, puede resultar más eficiente que tratar de realizarlo por parte de la propia organización, ya que las empresas de resguardo de documentos están especializadas y tienen experiencia en implementar medidas de seguridad avanzadas (por ejemplo, sistemas de control de acceso o protocolos de seguridad en sus instalaciones). Además, las empresas especializadas en gestión documental también se encargan de la correcta destrucción de los documentos que ya no son necesarios, evitando de esta manera que la información personal se mantenga por más tiempo del necesario y legalmente exigible.
Reducción de costes
Si bien en un primer momento podemos ver el hecho de contratar una empresa de resguardo de documentos como un gasto adicional, hay que tener en cuenta también puede resultar un ahorro desde el punto de vista operativo. A modo de ejemplo, puede suponer un coste mayor que una empresa cuente con un archivo interno que debe mantener, con personal a su cargo, frente a contratar a un tercero que ya dispone de estos medios.
Acceso a tecnología avanzada
Por último, por regla general las empresas especializadas disponen de tecnologías avanzadas a la hora de clasificar, organizar y automatizar la custodia de los documentos, mientras que las empresas no especializadas en esta materia no suelen contar con medios tan avanzados.
Cómo asegurar la custodia de documentos administrativos
Asegurar la custodia de documentos administrativos es fundamental para el buen funcionamiento de una empresa, ya que estos contienen información esencial. A continuación, enumeramos de manera no exhaustiva alguno de los puntos clave para llevarla a cabo:
- Clasificación adecuada los documentos administrativos desde el momento en que se reciben o generan.
- Digitalización de documentos: esto es muy útil, ya los documentos digitales tienen un riesgo menor de pérdida o daño, debido a que desaparecen factores como los incendios o inundaciones. Además, los documentos digitalizados pueden ser accesibles de manera remota, lo que facilita su consulta.
- Almacenamiento seguro de los documentos, protegidos de posibles daños, ya sean en formato físico (proteger fuera de factores externos que los dañen) o digital (protegidos mediante contraseñas, por ejemplo).
- Controles de acceso: solo el personal autorizado debe tener acceso a los documentos administrativos.
- Cumplimiento de normativas legales relacionadas con la protección de datos y la conservación de documentos administrativos.
- Eliminación segura: esto incluye la destrucción física de documentos y la eliminación permanente de archivos digitales cuando ya no son necesarios y no existe obligación legal de conservarlos.
Siguiendo estos pasos, las empresas pueden asegurar una gestión documental eficaz y segura, protegiendo así la información valiosa y cumpliendo con las normativas vigentes.
La gestión documental es un proceso esencial para el buen funcionamiento de cualquier empresa, ya que permite organizar, almacenar y proteger los documentos que forman parte de su actividad diaria. La correcta gestión de la documentación no solo mejora la eficiencia interna, sino que también garantiza el cumplimiento de normativas legales, lo que es crucial en un entorno cada vez más regulado.
Contratar a un tercero especializado para gestionar la custodia de documentos puede ser una excelente opción para las empresas, ya que cuentan con la experiencia, los recursos y la tecnología necesaria para garantizar la correcta organización, protección y almacenamiento de los documentos.
