Grupo Adaptalia como especialistas en ciberseguridad, gestión de riesgos tecnológicos y cumplimiento normativo, presenta este análisis sobre el fenómeno del Shadow IT en las empresas. En muchas organizaciones existen aplicaciones, herramientas y servicios digitales que se utilizan sin el control o conocimiento del departamento de IT, lo que incrementa de forma notable los riesgos para la seguridad, la protección de datos y el cumplimiento normativo.
Shadow IT es un fenómeno cada vez más habitual en las organizaciones modernas; se refiere a las tecnologías que los empleados utilizan sin la aprobación o supervisión del departamento de IT. Suele surgir cuando los equipos buscan soluciones ágiles y flexibles fuera de los procesos oficiales, introduciendo con ello un problema creciente por los riesgos asociados. A través del siguiente articulo aprenderás qué es el Shadow IT y qué significa exactamente, por qué surge en las empresas, qué riesgos conlleva y cómo puede controlarse y gestionarse.
¿Qué es el Shadow IT?
La expresión Shadow IT en inglés significa de forma literal “TI en la sombra”. El Shadow IT hace referencia al uso de software, aplicaciones, dispositivos o servicios tecnológicos dentro de la empresa sin aprobación, control o conocimiento del departamento de IT o de seguridad. Esto incluye, por ejemplo, la instalación de programas no autorizados en los equipos corporativos, el uso de aplicaciones en la nube personal, como servicios de almacenamiento o mensajería, o la utilización de dispositivos externos que no forman parte de la infraestructura oficial. Todo ello sucede a la sombra del Departamento de IT, sin que los responsables oficiales tengan visibilidad de su existencia.
Esta cuestión no siempre nace de una intención maliciosa; con frecuencia los equipos recurren al Shadow IT por la necesidad de trabajar de forma más rápida o con herramientas más flexibles de las que les proporciona la estructura oficial. Los empleados tienden a elegir estas alternativas de forma aparentemente inofensivas para ganar agilidad en sus tareas. Sin embargo, este atajo introduce importantes riesgos de seguridad y dificulta el cumplimiento normativo. La falta de visibilidad impide al equipo de seguridad de la organización saber dónde está alojada la información, quién accede a ella y cómo protegerla de forma adecuada.
Además, la proliferación del teletrabajo, la digitalización acelerada y la presión por la productividad incrementan su presencia, obligando a las organizaciones a definir políticas claras, fomentar la concienciación del usuario y establecer mecanismos de control que equilibren flexibilidad operativa y protección de los datos corporativos internos.
¿Por qué surge el Shadow IT en las empresas?
La aparición del Shadow IT suele explicarse por la confluencia de varios factores internos de las organizaciones. En muchas empresas, los procesos del departamento de IT resultan lentos o rígidos, lo que empuja a los equipos a buscar soluciones alternativas por su cuenta. Además, los empleados pueden necesitar implementar funcionalidades de forma rápida o gestionar proyectos con urgencia, adoptando herramientas espontaneas. La proliferación de servicios cloud y aplicaciones SaaS, fáciles de usar e implementar, facilita que cualquier empleado adopte nuevas herramientas sin control oficial.
En muchos casos, existe igualmente una brecha entre las necesidades reales del negocio y las soluciones oficiales de IT. Esto significa que, aun con buenas intenciones, los usuarios optan por aplicaciones no aprobadas para cumplir sus objetivos. En resumen, el Shadow IT surge cuando falta agilidad en los procesos internos, existe presión para acelerare resultados y hay poca conciencia sobre seguridad en la organización. En definitiva, la combinación de todos estos factores crea el caldo de cultivo necesario para que le Shadow IT prospere en cualquier empresa. Como factores frecuentes suelen encontrarse en este sentido los siguientes:
- Lentitud o rigidez de los procesos internos de IT
- Necesidad de soluciones rápidas por parte de os equipos.
- Proliferación de herramientas cloud y SaaS fáciles de usar.
- Falta de concienciación en seguridad y cumplimiento.
- Desconexión entre negocio y sistemas.
Riesgos del Shadow IT para la empresa
Si bien en ocasiones el Shadow IT facilita tareas internas, sus consecuencias pueden ser muy graves. En primer lugar, el uso de aplicaciones o dispositivos no supervisados aumenta la posibilidad de incidentes de seguridad. Cada elemento no autorizado es una posible puerta de entrada para ataques o malware, provocando con ello una perdida de control sobre la información crítica. Además, la ausencia de supervisión impide saber quién accede a los datos, dificultado con ello su protección.
Por otro lado, el Shadow IT puede derivar en incumplimientos regulatorios. Al desconocer la ubicación exacta d ellos datos o quién los gestiona, es fácil incumplir normativas como el Reglamento General de Protección de Datos entre ambos. El uso no autorizado de herramientas puede llevar a almacenar información sensible en lugares no cifrados o fuera de los cauces legales, que pueden derivar en sanciones para la empresa. También genera riesgos de continuidad de negocio; cuando una aplicación de terceros deja de funcionar, puede paralizar procesos clave. La falta de control impide auditar los sistemas y corregir las vulnerabilidades existentes. Entre los principales riesgos cabe destacar los siguientes:
- Brechas de seguridad y pérdida de control de la información.
- Incumplimientos del RGPD y de otras normativas.
- Falta de control sobre dónde están los datos y quién accede a ellos.
- Riesgos de continuidad de negocio y dependencia de herramientas no autorizadas.
- Dificultad para auditar y gobernar los sistemas de información.
Cómo detectar el Shadow IT en una organización
El primer paso para controlar el Shadow IT es saber qué tecnología se está utilizando realmente en la empresa. Muchas organizaciones descubren que hay más aplicaciones y servicios en el uso de los que imaginaban. Para obtener esta visibilidad, es esencial realizar inventarios detallados de software y aplicaciones empleados por los equipos, así como analizar el tráfico de red y el uso de servicios en la nube. También resulta útil revisar los registros de seguridad de la red y consultar con las áreas de negocio para identificar qué herramientas no oficiales utilizan.
Para ello, las herramientas más habituales a emplear son:
- Inventario de software y aplicaciones
- Análisis de tráfico de red y uso de servicios cloud
- Entrevistas con áreas de negocio
- Revisiones de accesos y flujos de datos
En la práctica, la implementación de estas acciones suelen revelar una realidad muy distinta a la que la dirección de IT creía. Herramientas especializadas, como sistemas CASB o software de inventario automatizado, facilitan este proceso, mostrando con claridad las aplicaciones y servicios realmente en uso por los empleados. La combinación de estos métodos proporciona una visión más completa del entorno tecnológico de la empresa y permite planificar mejor las siguientes acciones, reduciendo riesgos y mejorando el control. Este descubrimiento inicial suele marcar el inicio de una estrategia más realista, alineada con la seguridad y el negocio corporativo.
Cómo controlar y gestionar el Shadow IT en la empresa
Controlar y gestionar el Shadow IT no pasa por “prohibir todo” ni detener la innovación interna, sino gobernar y controlar de forma ordenada el uso de la tecnología en la empresa. El Shadow IT no es únicamente un problema técnico; también es organizativo, cultural y de cumplimiento normativo. Por tanto, debe abordarse con un enfoque integral que combine políticas claras, controles tecnológicos y concienciación del personal.
En la práctica, resulta fundamental definir políticas de uso de tecnología y software que establezcan qué herramientas están permitidas y en qué condiciones. Se deben ofrecer alternativas oficiales a las herramientas no autorizadas, de modo que los usuarios dispongan de opciones seguras aprobadas. A su vez, es necesario implantar controles técnicos de seguridad, como soluciones de monitorización de red, gestión de accesos o análisis de tráfico, que detecten y bloqueen usos no autorizados. Resulta igualmente importante concienciar y formar a los empleados para que conozcan los riesgos asociados al uso de tecnologías no controladas. La línea de actuación por tanto pasa por cumplir con las siguientes etapas:
- Definir políticas claras de uso de tecnología y software.
- Ofrecer alternativas oficiales a las herramientas no autorizadas.
- Implantar controles técnicos de seguridad.
- Concienciar y formar a los empleados.
- Integrar el control del Shadow IT en la gobernanza de IT y compliance.
Al aplicar estas medidas, la empresa refuerza su postura en ciberseguridad y garantiza el cumplimiento de normativas como el RGPD, manteniendo el control de los datos y protegiendo la información sensible.
Cómo puede ayudarte Adaptalia a controlar el Shadow IT
Grupo Adaptalia acompaña a empresas y organizaciones en la identificación, reducción y el control del Shadow IT como parte de su estrategia de ciberseguridad y cumplimiento normativo. Nuestros expertos realizan análisis de riegos para detectar el uso real de herramientas y aplicaciones en la organización. Además, llevamos a cabo auditorias de cumplimiento en protección de datos, evaluando el estado de la empresa frente a normativas como el RGPD. A partir de esta información, ayudamos a diseñar soluciones personalizadas y medidas correctoras para gobernar adecuadamente la tecnología utilizada. La combinación de estos servicios ofrece un enfoque integral que cierra las brechas de seguridad y fortalece la protección de datos dentro de la empresa. Las líneas de trabajo de Adaptalia son las siguientes:
- Análisis de riesgos tecnológicos y del uso real de las herramientas en la organización.
- Auditoría de cumplimiento en materia de protección de datos y seguridad de la información.
- Definición de políticas, procedimientos y modelos de gobernanza de IT adaptados al negocio.
- Acompañamiento integral en la implantación de medidas correctoras y de control.
- Acompañamiento integral en la implantación de medidas correctoras y de control.
Si tu empresa necesita apoyo para identificar, controlar y gestionar el Shadow IT, en Adaptalia podemos ayudarte. Nuestro equipo de especialistas te asesorará de forma personalizada y te acompañará en cada fase de tu estrategia de seguridad y protección de datos, garantizando un enfoque práctico, eficaz y alineado con la normativa vigente.
