En el entorno empresarial, la transparencia, la ética y el cumplimiento normativo se han convertido en pilares fundamentales en la gestión corporativa. Uno de los instrumentos clave para fomentar estas prácticas y prevenir irregularidades dentro de las organizaciones es el canal de denuncias. Este mecanismo, también conocido como canal ético o sistema interno de información, permite a los empleados y terceros comunicar, de manera confidencial, posibles infracciones normativas o comportamientos indebidos detectados en el seno de la empresa.
A raíz de la transposición de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión, más conocida como la Directiva Whistleblowing, se incorpora la obligación legal de establecer canales internos de denuncia en determinadas empresas y entidades del sector público y privado. Esta obligación no solo responde a una necesidad jurídica, sino también a una estrategia de buena gobernanza que protege la reputación empresarial y minimiza riesgos legales.
Ley que regula el canal de denuncias en empresas
En el ordenamiento jurídico español, el instrumento normativo que transpone y da cumplimiento a los mandatos contenidos en la Directiva Whistleblowing es la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. Esta Ley constituye un avance significativo en el fortalecimiento de los mecanismos de prevención y detección de conductas ilícitas, al establecer un marco jurídico integral destinado a garantizar la protección efectiva de los informantes frente a eventuales represalias derivadas de la comunicación de irregularidades.
El objeto principal de esta norma es doble. Por un lado, busca asegurar la protección del informante mediante la articulación de garantías legales eficaces que eviten cualquier forma de represalia, discriminación o perjuicio por razón de la información revelada. Por otro, establece un sistema para que dichas informaciones puedan canalizarse a través de procedimientos seguros, confidenciales y eficaces, permitiendo así que se investiguen adecuadamente las posibles infracciones de carácter administrativo, penal o disciplinario dentro de las entidades afectadas.
En cuanto a su ámbito de aplicación subjetivo y objetivo, la Ley impone un conjunto de obligaciones tanto a entidades del sector privado como del sector público. Todas aquellas organizaciones que se encuentren comprendidas dentro de los umbrales definidos legalmente deben implementar un Sistema Interno de Información que se ajuste a los principios de confidencialidad, integridad, imparcialidad y seguridad jurídica.
Asimismo, la norma impone la exigencia de garantizar la confidencialidad de la identidad del informante y de cualquier persona mencionada en la comunicación, previendo igualmente la posibilidad de realizar denuncias de forma anónima, sin que ello afecte a la tramitación e investigación de la información facilitada.
Por otro lado, la ley contempla de forma expresa el tratamiento adecuado, diligente y proporcional de la información recibida, estableciendo un procedimiento específico para su recepción, análisis e investigación, así como plazos precisos para la comunicación con el informante y para la resolución del expediente, debiéndose realizar todo ello en estricto cumplimiento de la normativa de protección de datos personales.
En este sentido, se prevé un régimen sancionador riguroso, que contempla infracciones leves, graves y muy graves, tanto para las personas físicas como jurídicas, pudiendo imponerse sanciones que alcanzan hasta el millón de euros en los casos más graves. Las conductas sancionables incluyen no solo la falta de implantación del canal, sino también las represalias contra los informantes, el incumplimiento de los principios de confidencialidad, la obstrucción de investigaciones internas y la utilización fraudulenta del sistema.
Por otro lado, el legislador ha previsto la existencia de un canal externo de denuncias, cuya competencia corresponde a la Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I.). Esta Autoridad actúa como instancia subsidiaria o complementaria, facultada para recibir directamente denuncias cuando el informante considere que el canal interno no es seguro, cuando exista riesgo de represalia o cuando, habiéndose formulado una denuncia interna, no se haya dado respuesta en los términos legales previstos.
¿Quiénes deben tener un canal de denuncias obligatorio?
La obligación de implementar un canal interno de denuncias se impone, en el ámbito empresarial privado para aquellas personas jurídicas que cuenten con una plantilla igual o superior a cincuenta trabajadores, así como a aquellas entidades privadas que independientemente del número de trabajadores que empleen, operen en sectores regulados o de especial sensibilidad, dada la naturaleza de los riesgos asociados a sus actividades., En este sentido, se incluyen por ejemplo a las entidades financieras o a las instituciones de inversión colectiva, así como aquellas sujetas a la normativa en materia de prevención del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo. Asimismo, las empresas privadas que perciban o gestionen fondos públicos, siempre que concurran las condiciones establecidas por vía reglamentaria, tienen la obligación de contar con un canal de denuncias.
En lo que respecta al sector público deben disponer de un Sistema Interno de Información todas las Administraciones Públicas, incluyendo la Administración General del Estado, las Comunidades Autónomas, las entidades que integran la Administración Local, así como los organismos autónomos, agencias y demás entidades de derecho público vinculadas o dependientes de dichas administraciones.
Del mismo modo, se encuentran sujetas a esta obligación las entidades del sector público institucional con personalidad jurídica propia que estén participadas mayoritariamente por entes públicos o que ejerzan funciones de carácter público. Quedan incluidas en este aspecto las universidades públicas o los centros docentes de relevancia institucional, así como las corporaciones de derecho público como los colegios profesionales.
Cómo implantar un canal efectivo y seguro
La mera existencia formal de un canal de denuncias no es suficiente para garantizar su eficacia ni su conformidad con el marco legal vigente. Para que el Sistema Interno de Información cumpla adecuadamente con su función preventiva, investigadora y protectora, su diseño, implantación y operatividad deben observar una serie de principios jurídicos y técnicos esenciales, exigidos por la ley y por los estándares de cumplimiento normativo.
En primer lugar, el canal debe asegurar de forma estricta la confidencialidad de la identidad del informante, del denunciado y de cualquier tercero implicado. El sistema debe posibilitar la presentación de denuncias anónimas, garantizando en ambos casos la integridad y seguridad de la información mediante tecnologías adecuadas y una gestión independiente del sistema, libre de interferencias jerárquicas o conflictos de interés.
Debe garantizarse también la accesibilidad universal del canal a todas las personas vinculadas con la organización. Para ello, es necesario habilitar medios apropiados que aseguren un acceso efectivo, acompañado de una política interna clara, comprensible y pública, que detalle el funcionamiento del sistema, los derechos del denunciante y los plazos del procedimiento.
Por otro lado, la ley impone la designación de un responsable del Sistema Interno de Información, quien debe actuar con plena independencia, confidencialidad y diligencia. Este responsable será el encargado de recibir, tramitar y resolver las denuncias, asegurando el cumplimiento de los plazos legales.
Todo el procedimiento de gestión de denuncias debe documentarse con el debido rigor, observando en todo momento las garantías establecidas en la legislación sobre protección de datos personales, así como los principios de legalidad, proporcionalidad, contradicción y buena fe, conforme a la normativa aplicable.
Finalmente, para que el canal se integre de forma real y eficaz en la organización, resulta imprescindible promover una cultura corporativa de cumplimiento, lo cual requiere la implementación de programas de formación y sensibilización destinados a informar sobre el uso correcto del sistema, fomentar la denuncia responsable y eliminar el temor a represalias. Igualmente, deben establecerse mecanismos de control interno para prevenir abusos del canal.
Conclusión
La implantación de un canal de denuncias constituye una obligación jurídica de carácter imperativo para un amplio espectro de entidades tanto del sector público como del privado. Esta norma, representa un hito normativo en la consolidación de una cultura de transparencia, integridad y legalidad, al dotar a las organizaciones de un marco claro y garantista para la detección, comunicación y tratamiento de infracciones normativas o comportamientos irregulares.
El establecimiento efectivo de un canal de denuncias debe entenderse como parte integral de un sistema de cumplimiento normativo que contribuya a prevenir responsabilidades y que refuerce la gobernanza ética dentro de la entidad.
Las entidades obligadas no deban abordar la implementación del canal como una mera carga formal, sino como una herramienta estratégica de prevención y control, que permita anticipar riesgos legales y demostrar un compromiso real con la ética y la legalidad.
En suma, el canal de denuncias se erige como un instrumento esencial del sistema jurídico preventivo, cuyo adecuado cumplimiento exige no solo una respuesta normativa, sino también un compromiso activo por parte de la dirección y los órganos de gobierno de cada entidad. En un entorno cada vez más exigente en términos de cumplimiento y responsabilidad, adoptar una postura proactiva en la implantación y gestión del canal no es solo recomendable, sino jurídicamente ineludible.
