Descubre qué es un Programa de Compliance, cómo se implementa, sus funciones principales y por qué es clave para prevenir riesgos penales en tu empresa.
Grupo Adaptalia, expertos en cumplimiento normativo y compliance penal, presenta esta completa guía sobre el Programa de Compliance. Se trata de un modelo de gestión integral diseñado para prevenir, detectar y corregir los riesgos penales en la empresa, y constituye un elemento clave para fomentar una cultura ética de cumplimiento dentro de la organización. Este programa, fundamentado en la legislación vigente, incluye políticas, controles y procedimientos orientados a garantizar que la compañía opere conforme a la normativa y evite comportamientos indebidos. Al poner en marcha un programa de compliance, la dirección asume un compromiso de tolerancia cero ante conductas ilícitas y refuerza la integridad corporativa.
En este artículo, de carácter divulgativo y práctico, descubriremos qué es un programa de compliance, sus elementos esenciales y cómo diseñarlo e implementarlo paso a paso de forma efectiva. Analizaremos además las funciones del Compliance Officer, los requisitos mínimos establecidos en el artículo 31 bis del Código Penal para eximir la responsabilidad penal de la empresa, así como las ventajas estratégicas de contar con un programa de compliance eficaz en cualquier organización. La implantación de estas medidas no solo minimiza riesgos legales, sino que refuerza la reputación y la confianza, tanto interna como externa, en la empresa.
¿Qué es un Programa de Compliance? Definición y fundamento legal
En términos generales, un programa compliance es un modelo organizativo de gestión que integra un sistema de control interno destinado a prevenir la comisión de delitos dentro de la empresa. Este sistema de prevención penal, reconocido expresamente en el artículo 31 bis del Código Penal, obliga a las personas jurídicas a implementar medidas y protocolos que reduzcan los riesgos penales derivados de la actividad empresarial. El objetivo principal de un programa de compliance es instaurar una cultura corporativa ética, basada en la tolerancia cero hacia cualquier conducta delictiva, garantizando el cumplimiento de la normativa interna y externa aplicable. De este modo, la empresa promueve un marco de actuación transparente y responsable, donde cada empleado conoce y asume sus obligaciones legales y éticas.
En este sentido, cabe destacar la diferencia entre el Plan de Prevención de Riesgos Penales y el propio Programa de Compliance. En la práctica, el Plan de Prevención constituye el contenido específico del programa: son los protocolos, políticas y procedimientos concretos adoptados para evitar delitos. Por su parte, el Programa de Compliance engloba ese contenido dentro de un contenedor organizativo más amplio: incluye las políticas internas, principios de conducta corporativa, canales de reporte, controles y supervisión continua. Es decir, el plan de prevención describe las medidas específicas, mientras el programa establece el modelo global de gestión en el que dichas medidas se encuadran. Este enfoque integral, conforme a la Circular 1/2016 de la Fiscalía, debe adaptarse a la dimensión de la empresa y a los riesgos particulares del sector.
Elementos esenciales de un Programa de Compliance
Un Programa de Compliance eficaz se compone de varios elementos esenciales, según exige el artículo 31 bis del Código Penal y la Circular 1/2016 de la Fiscalía. Estos componentes clave deben personalizarse al tamaño, actividad y riesgos de cada empresa. Entre ellos destacan:
- Identificación y análisis de riesgos penales: detección de las actividades de la empresa que presentan potencialidad delictiva (delitos contra la administración pública, societarios, laborales, fiscales, medioambientales, etc.) para priorizar acciones preventivas y concentrar los recursos donde más se necesiten.
- Políticas, códigos y procedimientos internos: elaboración de protocolos, manuales y códigos éticos o de conducta que establezcan claramente las normas de actuación y los actos prohibidos, junto con procedimientos organizativos detallados para la toma de decisiones en áreas críticas de la empresa.
- Gestión de recursos financieros y canales de reporte: implementación de controles económicos (como límites de firma, autorizaciones de pago, conciliaciones contables) destinados a prevenir el uso indebido de recursos, así como la existencia de un canal de denuncias interno (o “whistleblowing”) que permita a empleados y colaboradores informar de sospechas de infracciones de forma segura y confidencial.
- Sistemas disciplinarios y medidas de control interno: establecimiento de sanciones disciplinarias proporcionales ante infracciones del programa de compliance, así como la realización de controles adicionales (auditorías internas, supervisión de operaciones clave) para asegurar el cumplimiento de las políticas internas.
- Evaluación periódica y mejora continua: auditorías internas o externas regulares que revisen la eficacia del programa y la aplicación de los controles. El modelo debe actualizarse siempre que cambien las circunstancias (modificaciones legislativas, cambios en la estructura empresarial, nuevos riesgos identificados) para mantener su efectividad en el tiempo.
En conjunto, estos elementos garantizan un sistema de prevención integral acorde a las mejores prácticas señaladas en el artículo 31 bis CP y la Circular 1/2016 de la Fiscalía, cubriendo las áreas de mayor riesgo de la compañía.
¿Cuáles son las funciones principales de un Programa de Compliance?
El programa de compliance desempeña varias funciones clave dentro de la empresa. En primer lugar, actúa preventivamente para minimizar los riesgos penales, incorporando mecanismos de monitorización continua y control interno que permitan identificar y corregir irregularidades a tiempo. De este modo, puede ayudar a eximir o atenuar la responsabilidad penal de la persona jurídica en caso de delito, demostrando ante la autoridad que la empresa se esforzó en evitar la comisión de ilícitos mediante la implementación de controles efectivos. En paralelo, contribuye a detectar conductas indebidas o fraudes internos, evitando posibles sanciones administrativas y reduciendo daños reputacionales si llegara a producirse una infracción.
Otra de sus funciones esenciales es promover una cultura ética corporativa que fomente la integridad y la transparencia en toda la organización. A través de formación continua, comunicación interna y desarrollo de políticas claras, el programa refuerza los valores empresariales y el compromiso de cumplimiento entre los empleados. Además, un programa de compliance bien gestionado mejora la competitividad de la empresa, al facilitarle el acceso a licitaciones públicas y contratos con el sector público, así como al promover la confianza de inversores, clientes y otros grupos de interés. En definitiva, refuerza el clima laboral y la imagen corporativa, alienta una conducta responsable y contribuye a retener talento, ya que los trabajadores valoran las organizaciones con estándares éticos elevados.
Cómo hacer un Programa de Compliance: diseño e implementación paso a paso
Para elaborar un Programa de Compliance efectivo, Adaptalia aplica una metodología profesional y rigurosa alineada con la normativa española y los estándares internacionales de compliance (por ejemplo, ISO 19600 o ISO 37001). Cada empresa requiere un enfoque personalizado, pero podemos resumir el diseño e implementación en varios pasos clave. A continuación, se describen los principales apartados de este proceso de implantación:
1. Compromiso de la Alta Dirección (Tone from the Top)
El compromiso de la Alta Dirección es fundamental en cualquier Programa de Compliance. Los órganos de administración o la dirección ejecutiva deben asumir un liderazgo activo en su implantación, fijando el “tone from the top” (tono ético desde arriba). Esto implica asumir la responsabilidad de establecer los estándares éticos, participar en la definición de la política de compliance y aprobar los recursos necesarios para su funcionamiento. La dirección debe respaldar públicamente el cumplimiento normativo, demostrando que la empresa se toma en serio la prevención de ilícitos.
Su implicación supone integrar el compliance en la estrategia corporativa y promover los valores éticos en todos los niveles. Este aval refuerza la cultura organizacional: los empleados perciben que la empresa prioriza la ética y la transparencia, facilitando la adopción real de las políticas internas. Sin este compromiso, el programa no puede arraigar ni alcanzar eficacia. Por ello, la implementación comienza con el aval y supervisión de los líderes, quienes deben liderar con el ejemplo e incorporar el compliance en la gestión diaria. Así, el programa cobra relevancia real y se convierte en parte integral del gobierno corporativo.
2. Nombramiento del Compliance Officer o Comité de Cumplimiento
La empresa debe nombrar un Compliance Officer o un Comité de Cumplimiento que asuma la responsabilidad de coordinar el programa de compliance. Este responsable es designado por el órgano de administración y debe contar con independencia funcional y recursos suficientes para desempeñar su labor. Su autonomía es esencial: debe poder actuar sin interferencias y reportar directamente al máximo órgano de gobierno. En el caso de un comité colegiado, sus miembros suelen incluir perfiles multidisciplinares (legal, finanzas, recursos humanos, etc.) que representen las distintas áreas de riesgo de la empresa. En cualquier caso, la designación de este órgano refleja el compromiso real de la empresa con el cumplimiento normativo.
Las funciones del Compliance Officer o del comité incluyen la supervisión y actualización continuas del programa de compliance. Entre sus tareas se cuentan la identificación permanente de nuevas actividades de riesgo penal y la elaboración y revisión de los protocolos internos. Lidera la implantación de controles efectivos (financieros y operativos) y coordina las acciones de formación y concienciación sobre compliance en toda la organización. Además, impulsa la comunicación interna sobre el código de conducta y gestiona los canales de denuncia. Otra función fundamental es verificar periódicamente la eficacia del programa mediante auditorías internas o evaluaciones independientes, y asegurar que el modelo se adapte ante cambios legales o estructurales. Finalmente, este órgano informa regularmente a la dirección y al consejo de administración sobre el estado del cumplimiento, las incidencias detectadas y las mejoras necesarias, garantizando un ciclo continuo de actualización del modelo de compliance.
3. Elaboración e implementación del Programa de Compliance
El diseño del programa se inicia con un análisis detallado de riesgos penales: se identifican las actividades de la empresa en las que pueden ocurrir delitos. A partir de este diagnóstico se elaboran protocolos y procedimientos concretos, como códigos éticos, manuales internos, guías de conducta y políticas organizativas específicas. Paralelamente, se establecen controles financieros y otros procedimientos internos destinados a prevenir irregularidades. Todos estos elementos deben documentarse formalmente como parte del programa de compliance.
A continuación, se implanta el programa; se imparte formación a los empleados sobre las nuevas políticas y se habilitan canales internos de denuncia para reportar posibles incumplimientos. El programa puede desarrollarse de forma interna o externalizarse a consultores especializados: la externalización aporta experiencia técnica y objetividad, mientras que su desarrollo interno exige contar con personal capacitado en compliance. En todo caso, es esencial involucrar a las áreas clave de la empresa para garantizar que el programa cubra adecuadamente todos los procesos relevantes.
4. Operación, supervisión y revisión continua
Una vez implementado, el programa de compliance debe ponerse realmente en práctica: de lo contrario sería un mero modelo formal sin efecto real. El Compliance Officer u órgano designado supervisa diariamente la aplicación del programa, realiza auditorías internas y analiza los reportes para asegurar que se están siguiendo las políticas establecidas. Además, se establecen mecanismos de control continuo para comprobar la efectividad del programa en la empresa.
Asimismo, el programa de compliance requiere también una revisión periódica para mantener su eficacia. Por ello, se realizan evaluaciones periódicas y auditorías externas para comprobar el funcionamiento de los controles y detectar nuevos riesgos o deficiencias. Ante cualquier cambio normativo, organizativo o de contexto, es imprescindible actualizar los protocolos y reforzar la formación del personal. La medición de indicadores de cumplimiento y la evaluación de resultados permiten ajustar el modelo de forma continua, garantizando así su mejora permanente.
Requisitos mínimos de un Programa de Compliance (Artículo 31 bis CP)
Según el artículo 31 bis del Código Penal, un programa de compliance debe incluir al menos seis requisitos mínimos. En resumen:
- Identificación de actividades de riesgo: La empresa debe detectar y documentar las áreas y procesos donde podrían cometerse delitos, realizando un análisis de riesgos penal adaptado a su actividad.
- Protocolos y procedimientos de toma de decisiones: Se deben definir los pasos y reglas claros para la gestión cotidiana y la toma de decisiones en situaciones de riesgo penal, plasmados en protocolos específicos.
- Gestión adecuada de recursos financieros: Debe existir un control riguroso de los fondos y medios económicos para prevenir el uso ilícito de recursos (por ejemplo, controles contables y presupuestarios internos).
- Canal de comunicación interno y obligación de informar: Establecimiento de un mecanismo que permita a los empleados comunicar riesgos o incumplimientos, normalmente un canal de denuncias, y la obligación de informar dichos incidentes al órgano de compliance.
- Sistema disciplinario: El programa debe prever sanciones proporcionadas para quien incumpla las normas internas de compliance, garantizando que existan consecuencias claras ante cualquier violación.
- Verificación periódica y actualización del modelo: Revisión y auditoría regulares del programa para comprobar su efectividad; actualización de los protocolos según cambios legales o detección de fallos, asegurando que el modelo evoluciona con la empresa.
En conjunto, el cumplimiento de estos requisitos garantiza que el programa de compliance satisface las exigencias legales del artículo 31 bis del Código Penal, ofreciendo una base sólida para la prevención del delito en el ámbito corporativo.
La figura del Compliance Officer dentro del Programa de Compliance
El Compliance Officer es la figura central encargada de liderar, coordinar y supervisar la implementación del programa de compliance en la empresa. Su nombramiento corresponde al órgano de administración, que debe garantizarle plena autonomía funcional, independencia operativa y recursos materiales y humanos suficientes para desarrollar sus funciones sin interferencias. Habitualmente, reporta de forma directa al Consejo de Administración o al órgano de gobierno correspondiente, lo que asegura que sus recomendaciones y decisiones estén libres de presiones jerárquicas o intereses contrapuestos. En estructuras más complejas o de mayor tamaño, puede apoyarse en un Comité de Cumplimiento, de carácter colegiado, para fortalecer la ejecución del modelo y asegurar una visión transversal.
Entre sus funciones principales destaca la identificación, análisis y evaluación continua de los riesgos penales que pueden afectar a la actividad de la empresa. Asimismo, impulsa la elaboración, difusión y actualización periódica de los protocolos internos, el código ético y demás políticas de compliance, velando por su correcta implantación y cumplimiento en toda la organización. El Compliance Officer es también responsable de diseñar y coordinar acciones formativas dirigidas a empleados, directivos y otros colaboradores, con el fin de generar conciencia sobre la importancia del cumplimiento normativo y la prevención de delitos.
Otra de sus tareas esenciales es verificar de forma periódica la eficacia del programa, mediante auditorías internas o controles específicos, proponiendo ajustes cuando se detectan deficiencias o cambios en el entorno normativo. También administra el canal interno de denuncias, asegurando la confidencialidad, independencia y adecuada tramitación de los informes recibidos. Por último, mantiene una comunicación constante con la alta dirección, informando sobre el estado general del modelo, los riesgos detectados, las medidas adoptadas y los planes de mejora, cerrando así el ciclo de gestión y mejora continua del programa de compliance.
Beneficios de implementar un Programa de Compliance en empresas
Implementar un programa de compliance eficaz brinda importantes ventajas estratégicas y legales. En primer lugar, permite demostrar ante autoridades y tribunales que la empresa ha adoptado medidas activas de prevención, lo que puede eximir o atenuar su responsabilidad penal en caso de delito. Gracias a esto, se evitan multas elevadas y sanciones económicas, así como sanciones accesorias (inhabilitaciones, pérdidas de contratos públicos, etc.). Además, el programa reduce la probabilidad de conductas irregulares o fraudes internos, con lo que se minimizan los riesgos de escándalos y daños reputacionales. Un enfoque preventivo también ayuda a detectar tempranamente cualquier desviación, evitando así situaciones conflictivas que puedan empañar la imagen corporativa.
Más allá de la dimensión legal, el compliance fortalece la reputación y la competitividad de la empresa. Las organizaciones con programas de cumplimiento sólidos son mejor valoradas por clientes, inversores y socios, generando mayor confianza entre los grupos de interés. Además, contar con un compliance robusto facilita el acceso a contratos públicos y licitaciones, ya que muchas entidades exigen acreditar políticas de cumplimiento. Internamente, un buen programa de compliance promueve un clima laboral saludable y una mayor satisfacción entre los empleados, lo que contribuye a retener talento y a reducir la rotación de personal. En definitiva, invertir en compliance aporta beneficios tangibles en la prevención de riesgos y en la mejora de la competitividad e imagen corporativa de la empresa.
Cómo puede ayudarte Adaptalia a implementar un Programa de Compliance eficaz
Adaptalia ofrece un servicio integral de implantación de programas de compliance, respaldado por amplia experiencia en cumplimiento penal y normativo. Nuestros especialistas realizan en primer lugar una evaluación exhaustiva de los riesgos penales de la empresa, identificando las áreas más vulnerables. A partir de este diagnóstico diseñamos un programa de compliance a medida que incluye la redacción de protocolos, manuales y códigos internos, ajustados a la realidad de cada organización. A lo largo de este proceso incorporamos sistemas de control interno adecuados, canales de denuncia confidenciales y mecanismos disciplinarios, siguiendo las exigencias del artículo 31 bis del Código Penal.
Asimismo, adaptamos la estructura del programa a los requisitos legales y a las mejores prácticas internacionales. Acompañamos a la empresa en el nombramiento y supervisión del Compliance Officer, ofreciendo formación especializada para reforzar sus competencias y garantizar su independencia. Proporcionamos herramientas de monitorización y soporte continuo durante la implementación, incluyendo sesiones de formación interna para empleados y directivos orientadas a consolidar la cultura de cumplimiento y el compromiso de la alta dirección. Además, revisamos y actualizamos periódicamente el modelo de compliance desarrollado para adaptarlo a cambios legislativos, organizativos y al crecimiento de la empresa.
En Adaptalia estamos a tu lado en todo el proceso de compliance: desde la identificación de riesgos hasta la verificación continua del programa. Si buscas la implantación de un programa de compliance eficaz y alineado con la ley, no dudes en contactar con nosotros para conocer nuestros servicios.
